Обязанности:
Прием входящих звонков: обработка входящих вызовов; регистрация и передача сообщений адресатам; предоставление первичной информации по вопросам, касающимся работы Бизнес-Центра; первичная консультация по вопросам аренды вакантных площадей Бизнес-Центра по телефону, фиксирование обращений потенциальных арендаторов и передача информации ответственным лицам. Обеспечение жизнедеятельности администрации Бизнес-Центра: контроль состояния офисного оборудования и заказ расходных материалов; организация и координация обслуживания помещений (уборка, ремонт, обеспечение необходимым оборудованием); организация приема гостей и посетителей руководителя; обеспечение гостей напитками (чай, кофе, вода) во время встреч. Работа с документооборотом: регистрация входящей и исходящей документации; обеспечение хранения и систематизации документов; контроль своевременного согласования и подписания документов; ведение реестра арендаторов Бизнес-Центра; контроль актуальности данных реестров арендаторов. Контроль расчетов с арендаторами: ведение учета выставленных счетов арендаторам; контроль своевременного поступления арендных и иных платежей; информирование арендаторов о наличии задолженности; уведомление должников о необходимости погашения задолженности; подготовка и передача руководству информации о состоянии дебиторской задолженности. Написание и отправка исходящих писем: составление писем, служебных записок и других документов; отправка корреспонденции почтой, курьером или через электронные каналы. Инвентаризация: учет и контроль наличия материальных ценностей; проведение регулярной инвентаризации оборудования и прочих активов; составление отчетов по итогам инвентаризации. Работа с архивом: организация и поддержание порядка в архиве; систематизация и учет архивных документов; обеспечение сохранности архивных данных. Контроль учета рабочего времени: ведение табелей учета рабочего времени сотрудников администрации; контроль соблюдения графика работы; предоставление данных контроля рабочего времени сотрудников администрации руководству. Маркетинг и коммуникации: разработка информационных материалов для арендаторов и посетителей; размещение информации о вакантных площадях на специализированных площадках и ресурсах (сайты коммерческой недвижимости, корпоративный сайт, иные каналы продвижения); актуализация информации о вакантных помещениях на рекламных и информационных ресурсах. Сопровождение IT-систем: взаимодействие с IT-службой для решения технических проблем. Сбор обратной связи: проведение опросов и анкетирования среди арендаторов и сотрудников администрации для выявления потребностей и оценки уровня сервиса; разработка предложений по улучшению условий работы и обслуживания. Контроль оборота ключей Бизнес-Центра: систематизация и учет ключей; координация работы службы безопасности по вопросам хранения ключей; контроль наличия копий ключей от помещений арендаторов в тубусах. Контроль службы клининга: координация работы службы клининга на территории бизнес-центра; контроль качества уборки помещений и территории; своевременное согласование дополнительных работ по уборке при необходимости. Работа с заявками на ремонт и эксплуатацию: прием и регистрация заявок арендаторов и сотрудников администрации на проведение ремонтных и эксплуатационных работ; распределение заявок между ответственными службами (эксплуатация, подрядчики и др.); контроль сроков и качества исполнения заявок; информирование заявителей о статусе выполнения работ.Похожие вакансии
От 85 000 до 95 000 руб.
Москва. Станции метро: Серпуховская, Добрынинская, Октябрьская, Шаболовская
СГ сервис
От 85 000 до 100 000 руб.
Москва. Станции метро: Серпуховская, Добрынинская, Октябрьская, Шаболовская
ТРК Глобал Сити
Ведущий администратор Бизнес центра "НОВИОН"
От 93 500 до 93 500 руб.
Москва. Станции метро: Серпуховская, Добрынинская, Октябрьская, Шаболовская
Radisson Blu Olympiyskiy Hotel, Moscow
Охранник Бизнес Центра "Лесная"
От 135 000 руб.
Москва. Станции метро: Серпуховская, Добрынинская, Октябрьская, Шаболовская
Агентство безопасности Контрольный Пост
Заместитель управляющего бизнес-центра
Договорная
Москва. Станции метро: Серпуховская, Добрынинская, Октябрьская, Шаболовская
SAWATZKY
Техник по обслуживанию бизнес-центра
От 110 000 до 110 000 руб.
Москва. Станции метро: Серпуховская, Добрынинская, Октябрьская, Шаболовская
Багаджиева Виктория Алексеевна