Помощник руководителя по оперативным вопросам

О Компании Мы крупная IT-компания, занимающаяся разработкой и поддержкой масштабной высоконагруженной информационной системы. Наша команда ежедневно решает десятки сложных технических вопросов и ведет одновременно больше 20 крупных проектов. Помимо основного потока работ, постоянно поступают дополнительные поручения и срочные задания от наших клиентов, которые требуют оперативного реагирования и грамотного распределения ресурсов. Почему нам нужен именно этот специалист? Наша главная цель — снизить операционные риски, освободить внимание руководства от рутинных процессов и обеспечить прозрачность взаимодействия с клиентами. Сегодня мы сталкиваемся с хаосом поступающих запросов, конфликтами за ресурсы и рисками сместить сроки реализации не больших, но важных заданий. Нам необходим профессионал, способный организовать четкий контроль над выполнением поручений, отслеживать распределение ресурсов и сократить количество "узких мест" в работе. Обязанности: 1. Управление потоком поручений - Получение неформальных поручений от заказчиков, оценка важности и возможности реализации каждого запроса. - Оформление поручений в систему учета задач и проектов, создание понятных формулировок, установление желаемых сроков и назначаемых исполнителей. - Анализ технически возможной реализации поставленных задач совместно с командами разработчиков, аналитиков и руководителями проектов. 2. Распределение ресурсов - Согласование необходимых ресурсов с руководителями подразделений и направлений. - Принятие решений относительно очередности выполнения задач и определение сроков начала работы. -Участие в оптимизация загрузки команд разработчиков и служб поддержки. 3. Контроль исполнения и взаимодействие - Обеспечение постоянного мониторинга статуса выполнения поручений. - Организация регулярных встреч и коммуникаций с заказчиками и внутренней командой для выяснения текущих проблем и обсуждений приоритетов. - Проведение ежедневных совещаний с руководителями направлений и проектной командой. 4. Отчеты и информирование - Предоставление руководству подробных отчетов о статусе поручений (ежедневные, еженедельные, ежемесячные отчеты). - Подготовка детальной отчетности для заказчиков и менеджеров проектов по каждому заданию. Права и полномочия: Вы сможете: - Самостоятельно отклонять или временно откладывать малозначительные или некорректно сформулированные запросы от пользователей. - Запрашивать оценку трудозатрат и сроков у руководителей проектных групп и получать необходимую ресурсную поддержку. - Участвовать в расстановке приоритетов совместно с руководством компании и заказчиками. - Эскалировать возникшие разногласия или конфликты в выполнении поручений непосредственно директору компании. При этом: - Вы не имеете права единолично устанавливать порядок приоритетов без согласования с руководством. - Ответственность за принятие ключевых стратегических решений остается за руководством компании. Что вам предстоит делать каждый день: - Утро начинается с проверки новых поручений и анализа нагрузки на команды. - Затем идут совещания с руководителями отделов и сотрудниками для детализации состояния задач и согласования плана действий. - Далее вас ждут регулярные коммуникационные сессии с заказчиками для уточнения деталей, отслеживания прогресса и решения возникающих вопросов. - К концу рабочего дня формируется отчет о проделанной работе и готовности следующего этапа поручений. Кто наш идеальный кандидат? Опыт и компетенции: Технические знания: - Глубокое понимание принципов функционирования современной IT-инфраструктуры и высоких нагрузок на серверные приложения. - Опыт работы с системами учета задач (например, Redmine, Jira). - Базовые навыки программирования (SQL-запросы, Excel-аналитика) приветствуются. - Представление о принципах работы службы поддержки и системах автоматизации процессов. Профессиональные навыки: - Способность анализировать поступающие задачи и оперативно находить пути их разрешения. - Умение вести переговоры с разными уровнями менеджмента и заинтересованными сторонами. - Высокоразвитые коммуникативные способности, умение быстро разрешать конфликты и сглаживать острые ситуации. - Готовность эффективно действовать в условиях высокого стресса и постоянной многозадачности. Soft skills: - Высокая степень стрессоустойчивости и самоорганизации. - Активная позиция, способность брать инициативу и предлагать конструктивные идеи. - Настойчивость и дипломатичность в ситуациях конфликта интересов. - Гибкость и адаптивность к изменениям условий работы. Какими инструментами вы будете пользоваться? - Redmine: основная система учета и контроля поручений. - GitLab: инструмент контроля версий и совместной работы разработчиков. - Telegram: быстрая связь и координация действий внутри команды. - Wiki: справочная документация по продукту и внутренним процедурам. Ваш рабочий график и окружение: Работу предстоит вести в тесном взаимодействии с несколькими внутренними подразделениями: - Руководители проектов и специалисты разработки. - Аналитики, разработчики, тестировщики и служба поддержки. - Заказчики и их уполномоченные представители. Формально ваш непосредственный руководитель — директор компании. Критерии эффективности вашей работы: - Время реакции на новые поручения: среднее время между приемом запроса и началом работы должно быть минимальным. - Количество своевременных поручений: доля задач, выполненных в установленные сроки. - Показатели удовлетворенности заказчиков и внутренних коллег. - Эффективность оптимизации рабочих процессов и снижение числа аварийных ситуаций. - Степень разгрузки директора от повседневных операций. Мы предлагаем: - Работу в динамичной команде профессионалов, где ваша инициатива и креативность ценятся высоко. - Возможность развития карьерных перспектив и участие в интересных инновационных проектах. - Конкурентоспособную заработную плату и бонусы за выполнение KPI. - Удобный офис в центре города и гибкое рабочее расписание. Присоединяйтесь к нашей команде и помогите сделать нашу компанию ещё сильнее! Будьте готовы к интервью и собеседованию, чтобы убедиться в вашем опыте и квалификации.