Обязанности:
Цель должности: Обеспечение бесперебойного и эффективного документооборота между Генеральным директором (г. Москва) и ответственными лицами производственных компаний, расположенных по всей территории России, с учетом различных часовых поясов и специфики производственных процессов. Основные обязанности: Сбор, систематизация и первичная обработка документов, предназначенных для Генерального директора. Контроль своевременного поступления документов от производственных компаний. Взаимодействие с ответственными сотрудниками производственных предприятий по вопросам содержания, оформления и сроков предоставления документов. Подготовка и оформление документов для передачи Генеральному директору. Ведение реестра поступающих документов и контроль их исполнения. Организация и поддержка каналов связи между Генеральным директором (Москва) и ответственными сотрудниками производственных компаний (различные часовые пояса). Решение текущих вопросов, связанных с документооборотом, по поручению Генерального директора. Оказание информационной поддержки Генеральному директору по вопросам документооборота. 1. Работа с входящей документацией: Прием и регистрация: Прием документов, поступающих от производственных компаний, их первичная регистрация. Первичная проверка: Проверка документов на полноту, наличие обязательных сведений, соответствие формату и требованиям компании. Систематизация и классификация: Распределение документов по категориям, тематикам, проектам для облегчения дальнейшего поиска и анализа. Определение дальнейшей маршрутизации: Понимание, какие документы требуют немедленного внимания Генерального директора, а какие могут быть направлены на предварительное рассмотрение в другие подразделения. 2. Взаимодействие с производственными компаниями (ответственными лицами): Планирование и контроль сроков: Составление графика поступления документов от производственных подразделений, контроль соблюдения сроков. Информационное сопровождение: Оповещение ответственных лиц о необходимости предоставления документов, напоминание о сроках. Уточнение и сбор информации: Связь с ответственными сотрудниками производственных компаний для уточнения деталей документов, запроса недостающей информации, исправления ошибок. Контроль качества документов: Работа с ответственными лицами над улучшением качества предоставляемой документации. Урегулирование проблем: Оперативное решение возникающих вопросов и проблем, связанных с подготовкой и отправкой документов, в том числе с учетом разницы в часовых поясах. 3. Подготовка документов для Генерального директора: Формирование пакетов документов: Сбор и комплектация документов, необходимых для рассмотрения Генеральным директором по определенным вопросам или проектам. Подготовка аналитических справок (при необходимости): Составление кратких справок, резюме по сути документов, выделение ключевых моментов. Редактирование и форматирование: Приведение документов к единому стилю, устранение грамматических и стилистических ошибок (в пределах компетенции). Оформление сопроводительных писем: Подготовка сопроводительных писем к пакетам документов. 4. Информационная поддержка Генерального директора: Ответы на вопросы: Предоставление Генеральному директору необходимой информации по статусу документов, их содержанию (по запросу). Обеспечение оперативной связи: Способствование быстрому обмену информацией между Генеральным директором и производственными площадками. Поддержание актуальности информации: Отслеживание изменений в документах и информирование о них. 5. Организационные функции: Ведение реестров и баз данных: Учет документов, сроков, исполнителей, результатов рассмотрения. Оптимизация процессов: Предложение и внедрение улучшений в процесс документооборота. Взаимодействие с другими отделами: При необходимости, взаимодействие с юридическим отделом, бухгалтерией, отделом контроля для решения вопросов, связанных с документацией. Конфиденциальность: Обеспечение сохранности конфиденциальной информации, содержащейся в документах. Ключевая задача: обеспечить, чтобы Генеральный директор всегда имел доступ к актуальной, полной и корректной информации от всех производственных подразделений компании, несмотря на их удаленность и разницу во времени, а также эффективно координировать передачу поручений и обратной связи.Похожие вакансии
Помощник/ассистент руководителя
Договорная
Москва
ФГБУ Национальный медицинский исследовательский центр кардиологии имени академика Е.И. Чазова Министерства здравоохранения Российской Федерации