Административный менеджер

Мы-тренинговая компания All Brains. В 2025 году нам исполнится 10 лет. Мы хороши в корпоративном обучении, нам доверяют представители ведущих зарубежных и российских компаний. В наш небольшой коллектив (5 человек) ищем Административного менеджера- человека с хорошим опытом ведения первичной документации, знакомого с договорной работой, любящего и умеющего организовать комфортную жизнь в офисе, стать лидером проекта по организации ежегодного новогоднего мастер-класса для наших клиентов, инициативного, энергичного человека. Обязанности: Ведение первичной документации по проектам с клиентами (подготовка, отслеживание по наличию, хранение и предоставление бухгалтеру компании) Взаимодействие с подрядчиками: заказ необходимых для тренингов и офиса материалов и вещей у подрядчиков. Подготовка и отправка исходящей корреспонденции по проектам от заказчиков и подрядчиков. Контроль получения входящей корреспонденции и отправка ее курьерскими службами, почтой России, СДЭК. Ведение ЭДО компании Предоставление менеджерам клиентского отдела уставной и бухгалтерской документации по запросу в тендерах и от заказчиков. Составление договоров (по шаблону), приложений и закрывающих документов с тренерами. Контроль оплаты по проектам. Обеспечение оригиналов документов в офисе. Ведение общего графика проектов (оплаты тренерам, расходные материалы, график оплат) Организация аренды площадок, заказ необходимого питания оборудования для тренингов при необходимости проведения (редко) Организация подготовки мастер-классов, покупка подарков клиентам Трэвел поддержка тренеров силами подрядчиков Подготовка и печать (через подрядчиков) сертификатов, рабочих тетрадей, раздаточного материала Подготовка плана расходов, доходов, движения денежных средств проектов (тренингов). Ведение общего графика проектов( календарные планы); Обеспечение жизнедеятельности офиса Контроль и своевременная оплата аренды офиса, доменов, ячеек и т.д. Внутреннее взаимодействие по проектам с клиентским отделом, бухгалтерией, операционным директором, генеральным директором. Требования: Высокий уровень самоорганизации в рамках гибридного графика Умение систематизировать и анализировать информацию Инициативное решение организационно-административных и хозяйственно-бытовых вопросов Эффективность в условиях многозадачности-ваш конек Хорошие коммуникативные навыки Мы работаем на хорошей скорости, но уходим домой вовремя. Если вы умеете подружить скорость и качество, вам точно с нами по пути! Отличный пользователь ПК (Microsoft Word, Power Point) Мы предлагаем: Гибридный график 1-2 дня в неделю удаленно График работы 5/2 с 09.00-18.00 , пятница с 09.00-17.00 Оформление по ТК РФ Доступ к корпоративным программам обучения Перспектива карьерного роста Кофе, чай, фрукты в уютном офисе на Шаболовке У нас работают замечательные люди: умные, деликатные, с отличным чувством юмора и при этом по-настоящему профессиональные Добро пожаловать!