Ассистент учебного отдела

Академия Executive коучинга – уже 8 лет мы занимаемся профессиональной подготовкой коучей для первых лиц компаний, СЕО и топ-менеджеров. Развиваем Сообщество своих выпускников. https://exe-coach.ru В настоящий момент Академии требуется Ассистент учебного отдела Обязанности: Организация и координация мероприятий: Поиск и аренда помещений для проведения очных мероприятий, включая взаимодействие с арендодателями для согласования условий. Организация питания для участников мероприятий, включая заказ кофе-брейков и координацию работы курьеров. Обеспечение административного сопровождения на очных и онлайн-мероприятиях (платформа Zoom), включая подготовку ссылок, отправку напоминаний и оказание помощи участникам при входе на платформу. Взаимодействие с участниками очных мероприятий: оформление пропусков, предоставление схем проезда и встреча участников при их прибытии. Сопровождение и администрирование учебных групп Академии (с октября по апрель): Обработка заявок на обучение, включая проведение звонков по заявкам для уточнения деталей и консультирование потенциальных студентов по учебной программе. Организация собеседований потенциальных студентов с Директором по образовательной деятельности. Ведение коммуникации с участниками программы обучения, включая предоставление информации о деталях учебного процесса, организацию логистики перемещений и отправку напоминаний о мероприятиях и необходимых документах. Также ведение чата группы в Telegram для оперативного обмена информацией. Взаимодействие с экспертами программы: согласование дат, времени и места проведения учебных модулей, получение и обработка презентаций и материалов для печати, а также организация персональных встреч со студентами. Стандартизация учебных материалов от экспертов перед началом модулей, подготовка печатных материалов к экзаменам. Учет посещаемости студентами всех учебных активностей, организация и учет персональных встреч студентов с экспертами. Курирование практики коучинга студентов с партнерами Академии, обеспечивая взаимодействие и поддержку в процессе обучения. Коммуникация с супервизорами в ходе учебного процесса. Ведение графика и документооборота руководителя: Организация и поддержание актуального графика руководителя, включая планирование встреч, мероприятий и командировок. Ведение договорного документооборота руководителя. Ведение договорного документооборота: Подготовка, проверка и оформление договоров с клиентами, партнерами и поставщиками. Мониторинг сроков действия договоров и контроль за их выполнением. Ведение реестра договоров и связанных с ними документов. Требования: Опыт работы на аналогичной позиции не менее 1 года. Отличные устные и письменные навыки общения, умение вести деловую переписку и проводить переговоры. Умение составлять и обрабатывать различные документы (письма, отчеты, контракты), знание основ делопроизводства. Умение работать с онлайн платформами (Zoom и пр), работа с группами в мессенджерах, Google календарь, облачные хранилища и пр. Навыки работы с PowerPoint, Word, Excel. Высокий уровень самоорганизованности, умение держать под контролем много задач и процессов. Любовь к порядку и систематизации. Интерес к сфере обучения Академии, готовность погружаться в тематику мероприятий. Интерес к сфере обучения Академии, готовность погружаться в тематику мероприятий. Тактичность, уверенность, честность, порядочность, умение выдержать строгую конфиденциальность (среди наших клиентов первые лица компаний). Условия: От 75 000 руб. Дружелюбный коллектив и комфортная рабочая атмосфера. Участие в мероприятиях Академии и возможность личного развития. Гибкий график. Гибридный и гибкий график работы (офис – удаленка – площадки). Офис располагается в 10 мин. ходьбы от м. Калужская. присутствие на очных и онлайн мероприятиях: пятницу и субботу – 1 раз в месяц (с октября по апрель) с 10.00 до 19.00 очно. вечерние учебные занятия / мероприятия (с октября по апрель) с 18.00 до 21.30 онлайн или очно.