Начальник отдела по документационному обеспечению и делопроизводству

ООО «ТЛП Менеджмент» - управляющая компания (г. Москва). В управлении находится несколько бизнес-единиц (металлургическая промышленность, машиностроение, добывающая промышленность, офисная недвижимость, трейдинг) с общей численностью персонала более 500 человек. В связи с интенсивным ростом и увеличением количества управляемых бизнес-единиц мы приглашаем на работу Начальника отдела по документационному обеспечению и делопроизводству. Обязанности: 1. Организация функционирования единой системы делопроизводства Компании (несколько юридических лиц): Аудит существующей системы, предложение корректирующих мероприятий при необходимости. Обеспечение документооборота Общества с входящей и исходящей документацией и корреспонденцией (обеспечение получения у почтовых операторов, регистрация, обработка, проверка, перенаправление адресату, нормоконтроль, присваивание входящих/исходящих номеров, хранение, сканирование и размещение в ЭДО). Работа с организационно-распорядительными документами (нормоконтроль, регистрация, организация подписания, размещение в СЭД, ознакомление с ними, обеспечение хранения). Работа с ВНД (организация подписания, размещение в СЭД, организация ознакомления, обеспечение хранения). Актуализация внутренних нормативных документов в области документационного обеспечения и делопроизводства. 2. Обеспечение архивного хранения документов (несколько юридических лиц): Формирование сводных номенклатур Обществ. Обеспечение контроля за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями дел и подготовкой их к сдаче в архив. Ведение архива с делами и документами Общества в соответствии с законодательством по архивному делу Российской Федерации и внутренними нормативными документами Общества. Осуществление экспертизы научной и практической ценности документов при отборе на государственное хранение. 3. Организация подготовки, проведения и обслуживания конферентных мероприятий Генерального директора (совещаний, заседаний, планерок, презентаций и пр.): Формирование программы мероприятия, сбор информационных материалов у докладчиков и рассылка повестки и материалов участникам мероприятия. Обеспечение технического оснащения мероприятия и сервисного обслуживания во время кофе-пауз. Контроль ведения протокола мероприятия или ведение протокола мероприятия. 4. Организация постановки задач и поручений, выданных Генеральным директором Общества (в том числе и в виде приказов), контроль за сроками их исполнения: Назначение поручений от имени ГД Общества на основании ОРД, решений протокола, распоряжений. Подготовка и анализ отчетов по исполнительской дисциплине работников. 5. Организация служебных командировок работников Общества: Организация работы с контрагентами (мониторинг условий, организация заключения договоров, контроль соблюдения и исполнения условий договоров, контроль своевременного предоставления первичной документации поставщиками регистрация первичной документации) Организация покупки билетов, бронирования гостиниц, заказ трансфера и т.п. Взаимодействие с подразделениями организации по претензионной работе в случае нарушения контрагентами условий договоров. 6. Организация телефонных переговоров и поддержание в актуальном состоянии базы телефонных контактов работников. 7. Организация работы с посетителями Общества. Требования: Высшее образование (документационное обеспечение) либо дополнительное профессиональное образование/ переподготовка в области делопроизводства и архивоведения. Опыт работы в аналогичной должности не менее 3-х лет. Знание делопроизводства, документооборота, архивного дела, правил деловой переписки и делового этикета, правил защиты конфиденциальной служебной информации, порядка подготовки и оформления командировок, делового протокола, правил работы с внешними носителями информации, правил и технологию ведения контроля исполнения поручений генерального директора, порядка систематизации, учета, составления и ведения документации с использованием современных информационных технологий, правил проведения деловых переговоров и протокольных мероприятий. Навык работы в системе 1С:Документооборот (обязательно), в справочно-информационных системах, MS Office. Условия: Стабильная белая своевременная заработная плата. Работа в офисе в БП "Румянцево" (шаговая доступность от м. Румянцево) График работы 5/2, с 9.00 до 18.00. Наличие «местных» командировок (деловой центр Москва-сити, башня «Федерация») по мере необходимости. Оформление согласно ТК РФ, оплата отпусков и больничных. Возможности карьерного, финансового и личностного роста. Финальный уровень заработной платы обсуждается по результатам собеседования.