Ведущий специалист Отдела протокола

Обязанности: обеспечение протокольно-организационного сопровождения официальных мероприятий и рабочих встреч президента Центра, почетного президента Центра, директора Центра, вице – президентов Центра (далее – руководство Центра), заседаний наблюдательного совета Центра, ученого совета Центра, совещаний, проводимых с участием или по поручению руководства Центра; обеспечение документального и технического сопровождения организационно-представительских мероприятий руководства Центра (составление протокольной и режимной программ мероприятия, приказа об оплате мероприятия, сметы расходов, заявки на сувенирную продукцию и их оформлении); подготовка мест проведения мероприятий в части касающейся соблюдения норм протокола; оказание методической помощи подразделениям Центра по организации приемов российских и иностранных граждан; ведение делопроизводства отдела с использованием системы электронного делопроизводства, работа в 1С; оформление пропускных документов формы 3, 4, 6 (подготовка, согласование со службой безопасности и подразделением охраны, передача документов на пост охраны и/или отдел пропускного режима) для представителей филиалов, подведомственных и сторонних организаций Российской Федерации, прибывающих в Центр и в отдел для участия в организационно-представительских мероприятиях, включая их встречу на контрольно-пропускных пунктах и автомобильных пропускных пунктах Центра, сопровождение по территории Центра; транскрибирование (качественный перевод звукового материала с электронного носителя в текст формата Microsoft Word) видео-аудиозаписей официальных контактов и рабочих встреч руководства Центра, а также иных мероприятий с их участием; ведение табельного учета рабочего времени работников отдела, а также согласование (визирование) организационно-распорядительной, технической и иной документации Центра в рамках исполнения своих функциональных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией; составление еженедельных отчетов по мероприятиям, проводимым руководством Центра; контроль за актуальностью используемых в своей деятельности локальных и нормативно-правовых документов. Требования: высшее профессиональное образование; курсы повышения квалификации приветствуются; степень владения языком: свободный/разговорный; стаж работы по направлению деятельности не менее 3 лет; опыт работы в протокольно-организационной деятельности; умение работать с большим объемом информации, эффективно организовывать и планировать свое рабочее время. Условия: работа в крупной, стабильной, государственной бюджетной организации; оформление в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации; пятидневная рабочая неделя с 09.00 до 18.00 (кроме пятницы), пятница с 09.00 до 16.45, обед с 13.00 до 13.45; возможность вступления в профсоюзную организацию; закрытая охраняемая территория; стабильная заработная плата; собственная база отдыха в Подмосковье; базовое медицинское обслуживание (поликлиника на территории НИЦ "Курчатовский институт"), ДМС.