Обязанности:
Smartway — аккредитованная компания-разработчик собственного онлайн-сервиса для бронирования командировок с 8-летней историей и штатом в 600 сотрудников. В 2022 году мы стали лидером на рынке делового туризма. Сейчас с нами работают больше 5000 компаний среднего и крупного российского бизнеса: Додо Пицца, Тинькофф, Деловые Линии, HeadHunter, М.Видео и др. Мы входим в группу компаний 1С (51% акций принадлежит 1С) и совмещаем в себе драйв быстрорастущего бизнеса и финансовую стабильность крупного холдинга. В связи с расширением команды, мы ищем руководителя административного отдела. Что нужно будет делать: Операционное управление офисами компании (Москва и регионы); Организация работы административного отдела (10 человек), в том числе административных служб (водители, курьеры, уборщицы, технический персонал), постановка задач в соответствии с целями организации, управление и анализ деятельности, контроль исполнения должностных обязанностей сотрудниками; Решение комплекса вопросов по аренде существующих и дополнительных офисных и складских площадей. Анализ рынка недвижимости. Договорная работа, в том числе страхование имущества и ГО; Участие в организация и проведение текущих и плановых ремонтных работ, переоборудование помещений, мелкие и восстановительные ремонты; Организация новых рабочих мест, оптимизация площадей, ротация, перепланировка; Управление службами клининга и эксплуатации. Контроль чистоты и порядка, исправной работы инженерных систем и поддержание офисов в технически исправном состоянии; Флористическое оформление внутренних площадей офисов, контроль сервиса растений, управление сервисным планом озеленения офисов; Проведение закупочных процедур всех уровней сложности. Регулярный мониторинг рынка товаров и услуг. Работа с поставщиками; Продовольственное снабжение офисов. Анализ потребностей сотрудников, формирование сезонных продуктовых корзин; Закупка канцелярии, хозтоваров и ТМЦ для поддержания рабочих процессов и оснащения офисов; Ведение крупных мебельных проектов в целях оснащения офиса. Реализация б/у мебели; Управление имуществом компании. Ввод в эксплуатацию, учет и инвентаризация мебели и ТМЦ. Организация ответственного складского хранения, ротация и списание. Создание профильных баз данных; Организация под ключ офисных и складских переездов всех уровней сложностей; Бюджет. Ежегодное планирование годового бюджета административной функции. Финансовый анализ исполнения бюджета «План/Факт», «Факт/Прогноз»; Участие в организация корпоративных мероприятий; Регламентация. Создание и утверждение организационно-распорядительных документов в целях регламентации различных направлений административной функции; Подбор и адаптация персонала. Работа с организационной структурой отдела и штатным расписанием; Оценка персонала, аттестация сотрудников. CSI опросы по работе административной функции в рамках ориентированности на нужны сотрудников компании. KPI; Разработка систем мотивации сотрудников (материальное и нематериальное стимулирования). Что мы ждем: Релевантный опыт работы от 5 лет; Управление персоналом, знание офисного делопроизводства, умение планировать, координировать и управлять рабочими процессами, работать с большим объемом материла и в режиме многозадачности; Навыки управления командой и умение рабать самостоятельно «руками»; Готовность к командировкам; Высокие организаторские способности и настойчивость в достижении поставленной цели. Что мы предлагаем: Работу в аккредитованной IT-компании, с официальным трудоустройством с первого дня; График работы офисный с 9:00ч до 18:00ч; Льготную программу покупки билетов и гостиниц через наш сервис; Льготную программу ДМС после испытательного срока (со стоматологом, психологом и телемедициной); Частичную или полную оплату профильного обучения; Материальную поддержку в важные жизненные моменты; Корпоративные мероприятия, тимбилдинги и митапы с приглашенными спикерами; Дополнительный выходной в день рождения; Корпоративную подписку на электронную библиотеку MyBook; Корпоративные скидки на онлайн-курсы от проверенных школ; Бесплатные консультации по личным вопросам от юридического отдела компании; Комфортный офис с кухней, зоной отдыха, приставкой и настолками; Безлимитные чай и кофе в офисе, фрукты и сладости за счет работодателя; Позитивную и открытую атмосферу в команде, лояльное руководство и отсутствие дресс-кода.Похожие вакансии