Секретарь, помощник руководителя, ассистент

Обязанности: * Планирование рабочего дня руководителя, ведение графика совещаний и переговоров. * Выполнение поручений руководителя. * Документационное обеспечение работы руководителя, подготовка документов к подписанию. * Прием и распределение корреспонденции и документации между подразделениями. * Ведение документооборота, регистрация входящих и исходящих писем, пакетов. * Оформление служебных командировок для руководителя. * Заказ билетов, трансферов, гостиниц, организация схемы передвижения, как в России, так и коммуникация с принимающими сторонами за рубежом для организации логистики встреч и переговоров руководства. * Организация коммуникации руководителя и сотрудников, как между собой, так и со сторонними организациями и подразделениями внутри компании. * Работа в электронной системе документооборота * Заказ и оформление пропусков, прием и встреча гостей * Хозяйственное обеспечение приемной. * Прием и обработка входящих звонков * Делопроизводство в полном объеме, формирование архива документации, в том числе в электронном виде (сканирование, занесение в электронную базу). * Заказ воды, канц. товаров + экстренная покупка канц. товаров и товаров бытовой необходимости. * Поиск информации (необходимой) для руководства * Отслеживание и напоминание руководству о важных датах сотрудников организации и деловых партнерах. * Чай, кофе для руководства. * Отправление корреспонденции (почта, курьерские службы). * Прием и учет поступающей в адрес организации корреспонденции, передача ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы, либо подготовки ответов. * Контроль выполнения поручений выданных руководителем. * По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем. * Выполняет работу по подготовке совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы совещаний.