Обязанности:
Основные обязанности: Организация и ведение делопроизводства в Подразделении в соответствии с нормативными документами Банка. Приём, обработка и регистрация в корпоративной информационной системе электронного документооборота (далее – СЭД) и делопроизводства входящих документов, сканирование документов и размещение сканированного образа в регистрационно-контрольной карточке. Работа с исходящими документами за подписью руководителя Подразделения, прием документов на подпись руководителю Подразделения, регистрация документов в СЭД, осуществлять сканирование документов и размещение сканированного образа с подписью руководителя Подразделения в регистрационно-контрольной карточке, отправка исходящих писем, подписанных руководителем Подразделения, в соответствии с установленным в Банке порядком. Работа с внутренними документами Банка (служебные записки, нормативные и распорядительные документы и т.п.). Планирование рабочего дня руководителя Подразделения. Прием, передача и учет телефонограмм, факсограмм, телефонных звонков. Контроль исполнения поручений, выданных в адрес руководителя Подразделения и соблюдение сроков согласования документов. Подбор материалов и информации, необходимых руководителю Подразделения, подготовка аналитических, информационных, справочных и иных материалов и представление их руководителю Подразделения. Участие в формировании планов проводимых мероприятий, встреч, деловых переговоров. Информирование руководителя Подразделения о регламенте намеченных мероприятий и списке участников, приближении времени намеченных мероприятий, приближающихся значимых датах. Подготовка и обеспечение служебных командировок руководителя Подразделения. Организация приема посетителей в приемной руководителя Подразделения, проведение совещаний и переговоров у руководителя Подразделения, вызов на прием руководителей структурных подразделений и других работников Банка, организацию в установленное время личного приема посетителей руководителем Подразделения. Оперативное осуществление телефонной связи руководителя Подразделения с абонентами, осуществление переадресации входящих звонков, учет пропущенных телефонных звонков (тема, вопросы, обратная связь) с последующим докладом руководителю Подразделения. Поддержание базы телефонных контактов руководителя Подразделения в актуальном состоянии. Составление номенклатуры и описи дел Подразделения. Основные ожидания: Высшее образование. Опыт работы в области документоведения не менее 3 лет, стаж аналогичной работы помощником руководителя подразделения не менее 2 лет. Владение ПК на уровне уверенного пользователя, умение пользоваться автоматизированными системами учета, регистрации, контроля и информационно-справочными системами при работе с документами организации (Word, Exсel, электронной почтой и т.п.). Обработка больших массивов информации, оперативность в работе (выполнение поручений руководства в сжатые сроки), ответственность, исполнительность, обучаемость, стрессоустойчивость, коммуникабельность. Условия: Работа в офисе IQ-квартала Москва-Сити Льготы и преференции для работников: добровольное медицинское страхование с 1 -го месяца работы; страхование жизни и страхование от несчастного случая; медицинский кабинет; кабинет психолога; корпоративный спорт (команды по разным видам спорта, спартакиады, он-лайн марафоны и пр.), интеллектуальные игры; корпоративное обучение (вебинары, воркшопы, тренинги, семинары и т.д.); корпоративные скидки в компаниях-партнерах (ДМС для родственников, фитнес, санаторно-курортное лечение, отдых для детей, бытовые услуги, операции с недвижимостью, юридические консультации, центры красоты и пр.)Похожие вакансии
Главный специалист департамента закупочной деятельности
Договорная
Москва. Станции метро: Москва-Сити
Российская электроника
Помощник руководителя департамента продаж
Договорная
Москва. Станции метро: Москва-Сити
Brand of the Future
Помощник руководителя департамента проектирования
От 150 000 до 170 000 руб.
Москва. Станции метро: Москва-Сити
Градостроительный Институт МИРПРОЕКТ
Специалист сопровождения закупочной деятельности
Договорная
Москва. Станции метро: Москва-Сити
Солар
Специалист по закупочной деятельности
От 92 000 до 138 000 руб.
Москва. Станции метро: Москва-Сити
Объединенная Энергетическая Компания