Секретарь в приемную

Обязанности: - Принимать, обрабатывать, регистрировать документацию, поступающую на рассмотрение руководителю, проверять правильность оформления документов, наличия всех необходимых согласований, соблюдение сроков подачи документов, комплектность пакетов документов, передавать рассмотренную руководителем документацию в структурные подразделения. - Обрабатывать издаваемую в организации распорядительную документацию (РД), разрабатывать проекты РД, проверять правильность оформления РД, ставить на контроль исполнения, отправлять на ознакомление (при необходимости организовывать ознакомление под роспись). - Принимать и распределять входящие телефонные звонки, поступающие на официальный (единый) телефонный номер компании. - Принимать, распределять, обрабатывать электронные письма, поступающие на официальную электронную почту компании, вести деловую переписку с клиентами и контрагентами от имени организации в рамках своей компетенции. - Заверять документы печатью организации в соответствии с установленными правилами. - Получать необходимые руководителю сведения от сотрудников компании, организовывать оперативные телефонные переговоры руководителя, записывать в его отсутствие принятые сообщения и доводить до сведения руководителя их содержание. - Принимать участие в планировании и организации рабочего дня руководителя, вести и контролировать календарь руководителя, вести базу внешних контактов, вести календарь праздничных дат и дней рождения. - Организовывать совещания, проводимые руководителем, формировать повестки совещаний, при необходимости запрашивать материалы по теме совещания, проверять статусы выполнения пунктов протоколов предыдущих совещаний, контролировать готовность помещения и мультимедийной техники, вести протоколы совещаний, ставить пункты протоколов на контроль исполнения. - Осуществлять контроль над содержанием в чистоте и порядке кабинета руководителя, а также приёмной. Обеспечивать наличие необходимых канцелярских принадлежностей, расходных материалов, представительской продукции. Проверять исправность и техническое состояние оборудования и систем жизнеобеспечения. - Принимать посетителей руководителя, оформлять заявки на выдачу гостевых пропусков. - Контролировать исполнение поручений руководителя (как устных, так и выданных на основании документов – входящих писем, обращений, запросов, РД, протоколов и др.), составлять отчеты об исполнении поставленных на контроль документов и поручений. - Оформлять программы проведения деловых мероприятий, участвовать в организации представительских мероприятий. Оформлять отчеты по представительским мероприятиям. - Организовывать командировки и деловые поездки руководителя, оформлять командировочные документы, бронировать и приобретать авиа- и ж/д билеты, заказывать такси, бронировать номера в гостиницах, обеспечивать оплату командировочных расходов, взаимодействовать с организациями, предоставляющими услуги по travel-поддержке, формировать отчеты по командировочным расходам. - Выполнять разовые поручения руководителя в рамках своей компетенции, при необходимости выполнять функции других сотрудников подразделения. Требования: - Высшее образование; - Опыт работы на релевантной должности в крупной компании не менее пяти лет; - Опыт работы в финансовой организации приветствуется; - Умение вести делопроизводство и переписку; - Опыт работы с системами электронного документооборота обязателен; - Уверенный пользователь ПК; - Умение работать с оргтехникой и средствам связи; - Грамотная устная и письменная речь; - Презентабельный внешний вид; Условия: ​​​​​​​ ∙ 5/2, график 9.00-18.00, пт. 9.00-16-45 ∙ ДМС по окончании испытательного срока