Административный ассистент пансиона

Роль административного ассистента пансиона заключается в высокоорганизованном и ответственном управлении ежедневной работой пансиона. Административный ассистент обеспечивает бесперебойное исполнение административных и оперативных задач в департаменте по управлению пансионом «Школы «Летово». В обязанности административного ассистента входит организация и ведение централизованной системы учета и хранения документов, составление отчетов и оказание административной поддержки команде квалифицированных специалистов пансиона из России и из-за рубежа. Административный ассистент должен обладать хорошими навыками работы в режиме многозадачности и уметь эффективно распределять круг обязанностей, поддерживая работу департамента и взаимодействуя с коллегами из других департаментов школы. Административный ассистент должен обладать сильными коммуникативными и организационными навыками, а также уметь самостоятельно расставлять приоритеты в выполнении задач. Обязанности: Участие в организации и контроле бюджета пансиона. Составление бюджета и проведение закупок для департамента по управлению пансионом. Создание и ведение документации и баз данных сотрудников пансиона, а также данных о проживающих. Ведение документации и корреспонденции пансиона, поступающих от академического департамента и вспомогательных отделов, комитетов, стратегических рабочих групп и внешних партнеров. Составление и подача официальных заявок на выезды, мероприятия, а также традиционные мероприятия пансиона. Организация питания и транспорта для выездных мероприятий, предоставление отчетов в финансовый и административный департаменты. Подготовка информационных материалов и плакатов для размещения в пансионе – по мере необходимости. Перевод документов с русского на английский и с английского на русский при необходимости. Организация и ведение Яндекс-календаря пансиона, включая бронирование помещений для встреч и тренингов при необходимости. Координация всех мероприятий и деятельности офиса пансиона. Взаимодействие со службой технической поддержки, отделом эксплуатации, грузчиками, специалистами ресепшн, охранниками, медицинским центром, а также столовой по любым оперативным и административным вопросам департамента по управлению пансионом. Оказание поддержки домам пансиона в приобретении и заказе расходных материалов. Инвентаризация склада пансиона, контроль и пополнение при необходимости. Поддержание слаженной и упорядоченной системы делопроизводства и документооборота, а также обеспечение печати, копирования, ламинирования, расшифровка и рассылка служебных записок. Выполнение других обязанностей по требованию главы пансиона, глав домов, а также координаторов пансиона. Предоставление главе пансиона еженедельных отчетов по административным и оперативным вопросам пансиона. Требования: Опыт работы в качестве административного ассистента. Отличные навыки межличностной коммуникации. Сильные организаторские и лидерские навыки и способность работать как самостоятельно, так и в составе большой команды. Владение необходимыми навыками управления офисом и базовые навыки бухгалтерского учета. СВОБОДНОЕ ВЛАДЕНИЕ АНГЛИЙСКИМ ЯЗЫКОМ (не менее уровня С1). Уверенный пользователь ПО Yandex 360, Word, Excel, PowerPoint. Умение работать с различными браузерными информационными системами управления. Соблюдение конфиденциальности. Соответствующая профессиональная квалификация будет преимуществом. Желательна квалификация по оказанию первой медицинской помощи. Условия: Работа в дружной и активной команде профессионалов мирового уровня. Конкурентная заработная плата. График работы: пн-пт 09.00 – 18.00. Участие в системе профессионального развития. Бесплатная парковка, корпоративный трансфер от м. Филатов луг. Оформление по ТК РФ. ДМС после испытательного срока (испытательный срок 3 месяца).