Обязанности: Ведение документооборота входящей и исходящей корреспонденции Прием звонков/распределение звонков (стационарный телефон, рабочий мобильный телефон) Взаимодействие с агентством тревел-обеспечения Оформление договоров с поставщиками услуг Снабжение авиа-билетами, ваучерами гостиниц все отделы компании, внештатных специалистов. Согласование с ними деталей поездки, их предпочтений в плане гостиницы, времени перелета, трансфера от аэропорта и т.д. Регистрация на рейс по просьбе коллег. Заказ курьера для плановых и срочных отправок Отправка корреспонденции еженедельно по почте России (ценной, заказной, с описью вложений и т.д.). Взаимодействие с двумя отделениями почты. Взаимодействие с УК Сити и арендодателями Взаимодействие с контрагентами, ведение деловой переписки Заказ пропусков в офис в гостевую зону и зону разгрузки (всегда нужно быть на связи с мобильного) Встреча групп гостей от 10 человек на первом этаже БЦ, сопровождение до офиса Чай/кофе гостям. Чай директору Организация деловых поездок иностранных партнеров в Москву Выполнение поручений руководства Работа с отделом инсталляторов:-Определение оптимальных маршрутов и расчет стоимости командировок врачей-консультантов-Выстраивание графика каждого человека на неделю (9 чел в штате и 2 внештатных) xls, корректировка этого графика во время рабочей недели и корректировка всех документов и билетов-Оформление авиа, ж/д билетов, гостиницы -Договоренность с конечным пользователем о дне монтажа прибора-Снабжение инсталлятора документацией к каждой командировке (командировочное с синей печатью (КонсультантПлюс), билеты и ваучеры, отчеты о командировке, бланки авансовых отчетов) Ведение баз: -Ведение табеля командировочных дней врачей-консультантов в таблице, учет командировочных дней (xls)-Ведение базы заявок на монтаж оборудования по России (внесение в таблицу информации из заявки)-Ведение баз актов ввода в эксплуатацию в xls, 1C-Ведение сервисного регистра (учет в таблице информации из полученных актов ввода в эксплуатацию) (xls,1C) -Ведение реестра командируемых сотрудников (word) Требования: Знание английского языка не ниже Intermediate Образование – высшее Опыт работы от 1 года до 3 лет Условия: Испытательный срок – 2 месяца Рабочий день – с 09 до 18.00, обеденный перерыв – 1 час Мобильная связь – корпоративная
Похожие вакансии