Цель вакансии - административное, хозяйственное и документационное обеспечение компании. Создание и обеспечение оптимальных условий выполнения трудовых функций работниками организации. Подчинение - Генеральному директору Обязанности: Контроль над соблюдением графика работы офиса: съемочных часов, графика загруженности переговорной комнаты и т.д. Помощь в коммуникации:- между ключевыми сотрудниками, главными редакторами и другими членами команды. Подведение итогов встреч/звонка/достигнутых договоренностей в виде резюме (фоллоу-апа);- с финансовым и юридическим отделом;- между сотрудниками и руководством. Подготовка и сопровождение договорной документации с новыми контрагентами по вопросам жизнеобеспечения офиса (интернет, телефония, поставка воды и т.д.).Своевременное переоформление договоров, дополнительных соглашений с действующими контрагентами. Контроль над текущим состоянием документооборота офиса (систематизация документов по папкам, сканирование, копирование и т.д.), в т.ч. для бухгалтерии и юриста. Прием и первичная обработка входящих документов.Прием и отправка почтовой корреспонденции.Обработка и отправка исходящих документов. Помощь в организации рабочего пространства для сотрудников с соблюдением принципов эргономики и культуры труда. Оформление заявок для обеспечения деятельности офиса (пропуска, вызов курьера и т.п.); Закупка товаров хозяйственного назначения и офисной канцелярии. Контроль их наличия в офисе.Обеспечение хранения и замены расходных материалов, повседневный уход за оргтехникой. Ведение учета движения фото и видео техники, хранящейся в офисе. Организация выдачи техники и возврата ее на место. Требования: Грамотная устная и письменная речь. Владение правилами деловой переписки; Внимательность, ответственность, оперативность; Высшее образование; Опыт работы с документами и договорами; Уверенный пользователь ПК и оргтехники.Базовые навыки Системного администратора.В т.ч. умение настраивать zoom-конференции, групповые конференции в различных мессенджерах, подключать сторонние ноутбуки к внешним экранам и т.д. Понимание общих принципов работы фото и видео техники, умение оценить ее работоспособность. Навыки оперативной работы при ненормированном графике (иногда придется задерживаться). Умение ставить приоритеты и соблюдать сроки, выделять важное и срочное. Внимание к деталям. Проактивность в вопросах организации рабочего пространства и условий работы сотрудников. Умение быстро реагировать на ситуацию и принимать меры по разрешению конфликтных ситуаций; Способность работать с большими объемами информации. Требования к личным качествам кандидата: профессионализм, четкость и собранность в работе, самодисциплина. Отличный коммуникатор, умеющий работать самостоятельно и в команде; Эмпатия. Желание создавать комфортные условия для работы коллег. Высокий уровень внутренней культуры. Соответствие ценностям компании и личный интерес к основным направлениям ее деятельности. Условия: Зарплата обсуждается с успешным кандидатом. Новый стильный офис. Современное программное обеспечение (работаем в YoNote, Google Документах, Google Таблицах). Обучим работе на платформе YoNote . Работа в центре Москвы (шаговая доступность от см. метро Библиотека им. Ленина и Охотный ряд. График работы – 10.00-19.00
Похожие вакансии