Специалист Службы Протокола к Руководителю организации

Обязанности: • Обеспечивает подготовку заседаний, совещаний, официальных встреч, бесед, переговоров, рабочих поездок, проводимых начальником Учреждения (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте и повестке дня заседания или совещания); • Осуществляет содействие оперативному рассмотрению просьб и предложений посетителей, участников заседаний, совещаний, официальных встреч, бесед, переговоров, рабочих поездок, проводимых начальником Учреждения; • Участвует в подготовке документационных и презентационных материалов для докладов начальника Учреждения; • Выполняет ведение протокола мероприятия; • Организует прием и необходимое обслуживание посетителей, гостей, делегаций и лиц, прибывших на встречи в Учреждение, согласно установленному порядку; • По поручению руководства обеспечивает организационную подготовку визитов, командировок и поездок начальника Учреждения; • Обеспечивает подготовку и согласование проектов писем, служебных записок и иных документов за подписью руководителя Службы, начальника Управления, начальника Учреждения; • Осуществляет контроль правильности оформления и состава представляемых на подпись начальнику Учреждения документов (договоров, актов выполненных работ, проектов исходящих писем в другие учреждения и ведомства, проектов служебных записок в соответствии с установленными нормами в Учреждении); • Участвует в осуществлении контроля за выполнением утвержденных планов мероприятий с участием начальника Учреждения; • Участвует в формировании календарного плана мероприятий Учреждения в части мероприятий с участием начальника Учреждения; • Составляет заказ на необходимое оборудование, материалы и услуги в целях обеспечения деятельности начальника Учреждения; • Готовит предложения по формированию подарочного фонда Учреждения. Требования: • Опыт работы с первыми лицами крупных организаций, учреждений; • Опыт формирования календарного плана мероприятий и контроль выполнения утвержденных мероприятий, совещаний и переговоров, ведения протокола; • Организация приема и обслуживания посетителей, гостей, делегаций и лиц, прибывших на встречи в Учреждение; • Опыт организации работы во время командировок и поездок руководства , также оформление необходимых документов по командированию; • Высшее образование; • Стаж работы в сфере организационного, документационного и информационного обеспечения деятельности организации не менее двух лет; • Грамотная устная и письменная речь. Условия: • Официальное оформление согласно ТК РФ; • Оплата труда: Оклад + Премии (KPI), обсуждается с успешным кандидатом; • Пакет ДМС после испытательного срока, оплата обучения, страховка при выезде за рубеж, система материальной помощи. • Современный офис в центре Москвы. Ключевые навыки.