Помощник директора по административной работе

Обязанности: • Планирование рабочего дня руководителя (встречи, совещания и т.д.); • Полная организация рабочего и личного времени руководителя; • Понимание повестки, сути и участников встреч; • Планирование и оптимизация расписания; • Ежедневное ведение руководителя по календарю; • Адаптация календаря под постоянно меняющиеся обстоятельства; • Подготовка документов, необходимых руководителю; • Travel поддержка руководителя (покупка билетов, получение визы, бронирование гостиницы и прочая работа, которая связана с организацией поездки); • Административная поддержка руководителя и приемной (прием посетителей, деловая переписка и т.д.); • Встреча посетителей; • Заказ пропусков; • Обеспечение жизнедеятельности офиса (чай, кофе, канцтовары и т.п.); • Техническое обеспечение деятельности руководителя (подготовка необходимых материалов, контроль исполнения распоряжений, прием и обработка корреспонденции и т.д.); • Понимание сути задач и поручении, ведение задач и поручении руководителя; • Работа с оргтехникой и ПК (Word, Excel, MS Office); • Работа с электронной почтой (фильтрация входящих писем, рассылка информационных писем сотрудникам); • Поиск информации в интернете; • Деловая переписка с федеральными органами исполнительной власти, администрацией Президента РФ, Российской академией наук; • Выполнение поручений руководителя. Требования: • Знание делопроизводства и делового этикета; • Грамотная устная и письменная речь; • Знание стандартных программ MS Office, Exсel, Word, Интернет, почтовых программ; • Коммуникабельность, доброжелательность, не конфликтность; • Исполнительность, способность работать в режиме многозадачности; • Готовность решать новые/ незнакомые задачи; • Повышенное внимание к деталям, умение вникнуть в суть проблемы; • Быть на связи 24/7; Условия: • Оформление по ТК РФ; • Режим работы - 5/2, с 9:30 до 18:00; • Квартальные и годовые премии; • Парковка для автомобиля; • Столовая; • Дружный коллектив; • Конкурентная заработная плата;