Референт-делопроизводитель

Обязанности: Обеспечивать деятельность руководителя направления по правовым вопросам. Осуществлять прием и распределение телефонных звонков руководителя направления по правовым вопросам, в том числе, получение необходимой информации и передача санкционированной информации по телефону. Обеспечивать организацию работы со сторонними посетителями , в том числе: встречу работников Центра/посетителей сторонних организаций, получение первичной информации о посетителях и помощь в организации их приема руководителем направления по правовым вопросам, оформление пропусков посетителям руководителя направления по правовым вопросам из сторонних организаций. Осуществлять ведение делопроизводства руководителя направления по правовым вопросам в соответствии с локальными актами Центра, в том числе, обеспечивать следующую работу с документами: прием и первичная обработка входящих документов; своевременное получение и сдача корреспонденции; регистрация входящей и исходящей корреспонденции руководителя направления по правовым вопросам; подготовка и передача входящих документов для рассмотрения руководителя направления по правовым вопросам; регистрация и передача документов исполнителям в соответствии с резолюцией руководителя направления по правовым вопросам; осуществление систематизированного учета и хранения документов, поступающих руководителю направления по правовым вопросам. Организовать и обеспечивать хранения документов, в том числе: разработку совместно с уполномоченными в Центре лицами номенклатуры дел руководителя направления по правовым вопросам; контроль правильного и своевременного распределения и подшивки документов в дела. Оказывать помощь руководителю направления по правовым вопросам в планировании рабочего времени, включая информирование о регламенте намеченных мероприятий и предупреждение о приближении времени намеченных мероприятий. Осуществлять организацию командировок руководителя направления по правовым вопросам, в том числе: подготовку проектов служебного задания, приказа о направлении в служебную командировку; подготовку документов на получение визы, заграничного паспорта; осуществлять заказ железнодорожных и авиабилетов, гостиниц, транспортного обеспечения. Осуществлять по заданию руководителя направления по правовым вопросам составление и оформление управленческой документации, включая: составление проектов указаний и информационно-справочных документов (служебные письма, справки, докладные и служебные записки); печать, копирование и сканирование служебных документов и других материалов; контроль прохождения документов в Центре (согласование, подписание/утверждение документа); получение, предварительное рассмотрение и сортировка поступающих в приемную руководителя направления по правовым вопросам документов; информирование работников о решениях руководителя направления по правовым вопросам. Требования: Высшее профессиональное образование. Опыт работы по профилю деятельности. Грамотная письменная и устная речь. Наличие профессиональных навыков: Основные принципы организации документооборота; Основы архивного дела; работа с оргтехникой; работы с информационными системами и базами данных применительно к исполнению функциональных обязанностей по должности; самостоятельного повышения своей квалификации; систематизации информации; обеспечения своевременной и точной отчетности по выполняемым задачам. Знания, умения и навыки в области делопроизводства, в том числе электронного. Предпочтителен опыт работы в государственных органах и учреждениях. Знание специальных программ: MS Outlook, MS Excel, MS Word, Консультант +, 1C: Документооборот. Владение оргтехникой. Условия: Оформление в соответствии с Трудовым кодексом РФ. Пятидневная рабочая неделя (по пятницам сокращенный рабочий день). Сверхурочная работа: возможна. Отпуск 28 календарных дней. Базовое медицинское обслуживание (поликлиника на территории НИЦ "Курчатовский институт"). Возможность вступления в профсоюзную организацию.