Обязанности: Ведение документации подразделения, архивов документов, реестров входящих и исходящих документов (в том числе график учета прихода/ухода сотрудников, табель подразделения и т.д.). Прием корреспонденции, входящих документов и звонков, электронных сообщений на корпоративную почту, маршрутизация обращений по персоналу компании. Ведение реестра полученных документов, сканирование, хранение и каталогизация электронных копий. Комплектование документов для отправки в другие подразделения компании, ведение реестра отправленных документов, сканирование, сохранение скан-копий, каталогизация. Формирование заказов на оборудование, канцелярские принадлежности, расходные материалы для офиса, контроль оплаты (через бухгалтерию), контроль получения и распределение по конечным пользователям. Контроль запасов канцелярских принадлежностей в офисе и иных ресурсов для работы офисного оборудования и сотрудников, своевременное формирование заказов на закупку. Встреча посетителей офиса, заказ пропусков. Организация логистических мероприятий с документами (прием и отправка документов от/до адресатов) и материалами для выставок/конференций (заказ логистики, контроль исполнения). Выполнение отдельных поручений сотрудников подразделения, связанных с логистикой документов, информационная поддержка сотрудников офиса. Подготовка документов по поручению сотрудников подразделения (распечатка, сборка, сшивка, заверение, брошюровка, упаковка, контроль комплектности, копирование и т.д.). Ведение переписки в корпоративных чатах (при необходимости информировать сотрудников подразделения и головного офиса компании о работе офиса подразделения, нештатных ситуациях, результатах выполнения отдельных поручений). Дополнительные обязанности: Полив растений в офисе. Ведение корпоративного календаря мероприятий (дни рождения, общие торжественные события). Подбор исполнителей услуг и поставщиков товаров, связанных с работой офиса подразделения (канц. принадлежности, ремонт офисного оборудования и мебели), заказ услуг/товаров. Контроль качества работ исполнителей по офису (уборка, ремонт мебели/оборудования, наладка оборудование, сервисной обслуживание и т.д.). Требования: Законченное высшее или средне-специальное образование. Грамотная речь, как устная, так и письменная. Высокая скорость набора текста. Владение английским языком (не ниже А2). Владение ПО: MS WORD, EXCEL, PowerPoint, Adobe Reader, ABBYY Fine Reader, интернет-браузеры, zoom (и его альтернативы), средства удаленной работы с ПК (AnyDesk и его альтернативы) - на уровне продвинутого пользователя. Владение ПК на уровне опытного пользователя. Владение офисной техникой: МФУ, радиотелефон, средства для телеконференций. Дополнительные навыки и опыт, наличие которых будет востребовано: опыт event-менеджера и организации мероприятий в сфере образования и науки; навыки в сфере полиграфического дизайна и WEB-дизайна; навыки и опыт в сфере HR и кадрового учета, работы с персоналом. Условия: оформление по ТК РФ (основное место работы): выплата зарплаты 2 раза в месяц (аванс и зарплата); ежегодный оплачиваемый отпуск; право на оплачиваемый больничный, отгулы; график работы 5/2 (все праздники и выходные - по трудовому календарю); рабочее время в будни с 10 до 18 (можно сдвигать время +/- 2 часа по согласованию); работа в офисе, на оборудованном рабочем месте; требования к внешнему виду — демократичные (офисный или casual-стиль приветствуется); корпоративный телефон или сим-карта с корпоративным номером для постоянной связи; при благоприятный условиях и положительных экономических показателях компании — индексация оклада, премии.
Похожие вакансии