Кого мы ищем: Мы ожидаем отклики от специалистов, имеющих практический опыт работы в сфере делопроизводства и понимающих специфику федеральных компаний, и компаний с государственным участием. Обязанности: Руководство отделом по направлениям: канцелярия, документооборот, делопроизводство (1 человек в подчинении). Контроль работы секретаря. Контроль поручений генерального директора и вышестоящих организаций (четкое соблюдение сроков). Работа с входящими письмами (распределение, организация исполнения, контроль исполнения). Подготовка исходящих писем (написание писем по поручениям руководителей подразделений, корректировка писем, подготовка писем к подписанию руководителями). Подготовка приказов, распоряжений, написание регламентов, положений, инструкций. Контроль всех документов, передаваемых на подпись руководителям. Планирование и соблюдение бюджета отдела. Контроль расходования денежных средств по выставляемым счетам в рамках договоров административного отдела. Организация снабжения офисов (2 офиса в г. Москве): вода, канцелярия, бытовые расходные, офисные товары, бытовая техника. Ведение договоров административного отдела (услуги по организации командировок, услуг такси, доставка воды в офис, экспресс-доставке отправлений). Заключение разовых договоров (аренда автомобилей, участие в форумах и выставках). Подготовка документов к закупочным процедурам: написание ТЗ, получение и оценка предложений потенциальных поставщиков, подготовка договоров, согласование договоров). Организация приема посетителей, организация встреч, ВКС. Взаимодействие с уборщицей и клинингом арендодателя. Организация и контроль чистоты в офисе. Выполнение поручений генерального директора и заместителей. Организация хранения документов. Обеспечение сохранности документов, их быстрого поиска. Формирование и актуализация номенклатуры дел. Требования: Уровень профессионального образования: Высшее. Профессиональные курсы по ведению делопроизводства и документооборота желательно. Опыт работы экспертом группы документационного обеспечения, секретарем-референтом, руководителем административного отдела, руководителем группы делопроизводства – не менее 3-х лет. Опыт работы в компаниях с государственным участием – желательно. Знание стандартов в области делопроизводства и документооборота. Опыт составления, написания, корректировки деловых писем, регламентов, приказов, протоколов обязательно. Опытный пользователь MS Office, Outlook. Развитые навыки коммуникации, межличностного общения, умение выстроить деловые взаимоотношения с коллективом и партнерами. Готовность работать в режиме многозадачности. Доброжелательность, отзывчивость, соблюдение деловой этики. Условия: Конкурентная заработная плата: оклад+квартальные премии (KPI). Расширенный полис ДМС после прохождения испытательного срока. Оплата 10-ти дней больничного в году по среднегодовому заработку. Офис в пешей доступности от м. Киевская. График работы 5\2 с 9:30 до 18:30.
Похожие вакансии