Администратор Дирекции

В Дирекцию приоритетных образовательных инициатив ищем администратора, который возьмет на себя важные функции по реализации нескольких направлений в административной работе. Обязанности: 1. Закупочная деятельность: сбор потребностей, формирование плана закупок, поиск потенциальных поставщиков, сбор коммерческих предложений, коммуникации с поставщиками, курирование процесса закупки во внутренних системах: Pyrus, Битрикс24, курирование закрывающих документов и оплаты, организация приемки товаров, коммуникации с академическими службами. Важно: Все закупочные процессы осуществляется подразделениями в Академии, на стороне администратора - первичная деятельность. 2. Кадровая работа: организация процесса трудоустройства административно-управленческого и профессорско-преподавательского состава в штат Дирекции, оформление первичных кадровых документов, подписание с сотрудниками кадровых документов (документы о приеме, переводах, отпусках, компенсаций за прохождение комиссий, работа в выходные дни, кадровые изменения). Важно: все документы подготавливают кадровые службы Академии, формы кадровых документов в наличии. Необходимо разобраться во внутренних процессах и работе в 1С, немного углубиться в вопросы кадрового делопроизводства. 3. Финансовая документация: формирование плановых и фактических смет (общая по дирекции, на мероприятия), подготовка документации на внесение изменений в штатное расписание Дирекции; оформление служебных записок на выплаты (ППК, премирование, доплата); ведение табеля учета рабочего времени. Важно: проекты и шаблоны документов существуют. Необходимо погрузиться во внутренние бизнес-процессы Академии, изучить системы учета Академии, уметь работать в Excel. Сотрудники финансовой службы всегда готовы помочь. 4. Делопроизводство: организация номенклатуры (папки, документы, Яндекс.диск), ведение дел студентов, оформление приказов по дирекции, сопровождение приказов и писем, канцелярское обеспечение дирекции Важно: первый курс 70 человек, второй курс 65 человек, магистранты. Необходимо иметь представление о делопроизводстве. 5. Работа с материальной ответственностью: организация приема и выдачи техники, канцелярии, проведение инвентаризации, формирование и подписание заявок в бухгалтерию. Важно: бухгалтерия помогает во всех вопросах. Объемы работы небольшие. 6. Работа с оплатой преподавательскому составу: сбор заявок на оплату, оформление договоров гражданско-правового характера и актов к договорам, оформление, согласование и подписание преподавательских ведомостей с преподавателями и в Академии, ведение учета часов преподавателей, ведение личных карточек и индивидуальных планов преподавателей, предоставление отчетности по преподавателям в Академию, формирование отчетов по запросу. Важно: формы и шаблоны договоров, ведомостей существуют, процессы отлажены, преподаватели ответственные. 7. Коммуникации: большое количество коммуникаций со службами Академии, в том числе посещение других подразделений и корпусов. Важно: предстоит большое количество взаимодействий со службами Академии, поэтому необходимо будет выстраивать эффективные коммуникации. На первом этапе будут помогать действующие сотрудники. Общение со студентами минимально. Требования: высшее образование; желательно опыт работы в академической среде (он поможет быстро изучить бизнес-процессы); желателен опыт работы в области кадрового делопроизводства; готовность к работе в режиме многозадачности и высокий уровень гибкости; стрессоустойчивость, умение быстро находить различные варианты решений сложных ситуаций за счет развитых навыков коммуникабельности; ответственность, внимательность, желание разобраться в процессах, инициативность; стремление к оптимизации деятельности, умение применять инновационные подходы; Условия: оформление в Президентскую Академию; Работа в офисе (м.Юго-Западная); График работы с 9.00 до 18.00 (можно сделать более гибкий); Прекрасная инфраструктура на территории Академии (кафе, спортзал, бассейн, библиотеки); Возможность проходить обучение бесплатно или с значительными скидками; Работа во флагманском проекте "Ресурс России"; Возможности для профессионального и карьерного роста; Уровень заработной платы соответствует рынку. PS: будем рады сопроводительному письму. Напишите, почему Вам откликается вакансия. Готова направить аудиоописание вакансии.