Обязанности: Организационная помощь в работе всем сотрудников Департамента и обеспечение жизнедеятельности офиса: Обработка входящих обращений и распределение между сотрудниками отслеживание исправности и наличия рабочего офисного оборудования у сотрудников департамента, подача заявок в службу поддержки; взаимодействия со смежными подразделениями; отслеживание наличия канцелярских товаров и их заказ; взаимодействие с бюро переводов – направление заказов на перевод, архивация оригиналов, результатов; отслеживание принятия и сдачи оборудования, взятого на тестирование, оформление соответствующей документации (акты, гарантийные письма, договоры тестирования); взаимодействие с отделом маркетинга (сбор и подготовка материалов для дайджеста, презентаций по направлениям департамента, материалов для сайта и публикации); выполнение поручений руководителя. Курирование почтовых отправлений: отслеживание, сбор, сортировка и отправка корреспонденции, мелких посылок; взаимодействие с секретарями ресепшн; регистрация входящей и исходящей корреспонденции; взаимодействие с курьерами по доставке документов при доставке лично в руки администратору/сотруднику. Ведение документооборота департамента: оформление, верстка, прошивка, распечатка документации; подписание у директоров и бухгалтеров документации; отслеживание сроков сдачи отчетных бухгалтерских документов; передача документов в архив, ведение реестра; подготовка отчетов ежемесячных, ежеквартальных (по запросу руководителя); составление простых презентаций. Организация ВКС, встреч в офисе: создание/отмена встреч в календаре; бронирование переговорных комнат; встреча гостей и сопровождение через КПП. Работа в бухгалтерской системе: оформление плановых и фактических заявок на оплаты; отслеживание их согласования коллегами; создание запросов на заведение номеров счетов и договоров в систему; Работа в системе документооборота по согласованию Договоров: корректировка и отслеживание согласования документов на английском языке оформление страниц согласований; формирование связей между страницами договоров, бюджетов и т.п.; контроль процесса согласования; внесения документации в карточки документов (отслеживание загрузки сканов в системы). оформление командировок сотрудников; оформление и сдача отчетов о командировках и представительских расходах. Требования: Навыки делового общения и грамотного ведения переписки; Желание и умение быстро обучаться, работать с большими объемами информации; Личностные качества: ответственность, коммуникабельность, настойчивость, целеустремленность, внимательность к деталям, исполнительность, самостоятельность; Ключевые навыки Телефонные переговоры Грамотная речь Поиск информации в интернет Оформление документации Деловая переписка Обучаемость Администрирование Профессиональный пользователь офисных программ (PowerPoint, Outlook, Excel, Word , ABBYY Lingvo, Adobe Acrobat Reader, WinRAR); Знание и опыт работы в системах календарно-сетевого планирования (MS Project, 1С управления проектами, 1C Битрикс, Microsoft Teams и др.). Условия: Оформление строго по ТК РФ Добровольное медицинское страхование Страхование жизни после прохождения испытательного срока График работы 5/2 в офисе Компенсация мобильной связи Профессиональный коллектив и руководители; Корпоративные праздники Наш офис удобно расположен в 10 минутах пешком от м. Тульская
Похожие вакансии