Секретарь-референт (Капотня)

Обязанности: Обеспечение документационного обслуживания РПО - оформление приказов, распоряжений ,уведомлений и т.п.; Обеспечение организационно-техническое обеспечения административно-распорядительной деятельности РПО; Осуществление информационно-аналитической и организационно-административной поддержки деятельности руководителя проектного офиса. Ведение кадрового документооборота Проектного офиса. Осуществление контроля качества подготовки, правильности оформления и согласования документов, передаваемых на подпись руководителю проектного офиса Осуществление подготовки заседаний, совещаний, переговоров, деловых встреч, проводимых руководителем проектного офиса (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, регистрация участников и др.), ведет, оформляет и обеспечивает сохранность протоколов и иных документов, оформляющих ход и результат встреч, переговоров, заседаний и совещаний Ведение сбора и/или подготовки материалов и информации, необходимой для работы руководителю проектного офиса Готовить аналитические, информационные, справочные и иные материалы, своевременно представляет их руководителю проектного офиса Доводить до руководителей структурных подразделений проектного офиса документов, указаний и распоряжений руководителя проектного офиса, ведет оперативный учет и контролирует сроки исполнения документов, указаний и поручений, принимает меры, направленные на своевременное и качественное их исполнение Осуществление подготовки личных встреч, в том числе с иностранными контрагентами, и деловых поездок руководителя проектного офиса, в том числе с иностранными контрагентами, по техническим средствам коммуникации, принимает в отсутствие руководителя проектного офиса предназначенную для него информацию и своевременно доводит до сведения руководителя проектного офиса ее содержание. Прием входящей и внутренней корреспонденции (документы, материалы и т.д.), поступающую на рассмотрение руководителя проектного офиса Прием личных заявлений на подпись руководителя проектного офиса, вести их учет и регистрацию, передавать руководителю проектного офиса. По поручению руководителя проектного офиса согласовывать отдельные вопросы с работниками структурных подразделений проектного офиса. Систематизировать документацию текущего архива, формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивать их сохранность, осуществлять ежегодный отбор документов на архивное хранение или для уничтожения. Обеспечивать своевременную подготовку всех документов, необходимых для организации служебных командировок руководителя проектного офиса на территории РФ и за её пределами, рабочее место руководителя проектного офиса необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями; Создавать и поддерживать надлежащих условий в кабинете руководителя проектного офиса, способствующих его эффективной работе. Требования: Высшее образование (желательно финансы, экономическое); Опыт работы по поддержке деятельности руководителя от 1 года; Навыки подготовки сводных отчётов для руководства; Навыки работы с программным обеспечением: SAP HR 6.0, полный пакет Microsoft (outlook,word,excel,power point), Tessa (поручения, РД,Протоколы,ДД, Lotus Notes (модули: НМД, доверенности, переводы), travel-click; Знание основ договорной деятельности; Грамотная устная и письменная речь; Хорошие организаторские и коммуникативные навыки, внимание к деталям. Условия: Проектная работа на 2 года Работа в дочернем обществе ПАО "Газпром нефть" на территории МНПЗ Достойная заработная плата (уровень вознаграждения обсуждается индивидуально по результатам интервью); Регулярная индексация фиксированной части дохода; Годовая премия по результатам деятельности; Расширенный полис ДМС, страхование от несчастных случаев;