Администратор офиса (офис-менеджер)

Обязанности: Регистрация входящей/исходящей корреспонденции, контроль сроков ответов на письма; Деловая переписка – знание требований к оформлению официальных писем Организация командировок сотрудников компании Административная поддержка офиса: - Организация чая/кофе для руководства и гостей - Прием и распределение телефонных звонков, ведение базы контактов контрагентов/сотрудников, почтовые рассылки - Работа с курьерскими службами/Почтой РФ. Ведение реестра почтовой корреспонденции. - Контроль порядка офисных помещений/кухни/переговорных/оргтехники - Заказ канцтоваров, воды, своевременное снабжение необходимыми материалами - Взаимодействие с администрацией и технической службой здания по вопросам заказа пропусков, парковочных мест, клининга, мелкого ремонта по заявкам сотрудников. Помощь сотрудникам офиса по административно-хозяйственным вопросам Ведение корпоративных аккаунтов, контроль оплаты счетов административно-хозяйственного направления (Такси, топливные карты, транспондеры, курьерские службы, мобильная связь, интернет); Поиск, подготовка, систематизация информации по различным вопросам (сравнить цены, выбрать лучшего поставщика, составить таблицу/презентацию) Поиск, покупка и доставка товаров из интернет-магазинов Взаимодействие с бухгалтерией по вопросам предоставления закрывающих документов Поездки по распоряжению руководства по городу: купить/доставить (командировки – в виде исключения при острой необходимости); Выполнение других распоряжения руководства; Требования: Грамотная письменная и устная речь; Умение работать в режиме многозадачности; Знание основ делопроизводства и документооборота; Знание требований к оформлению официальных писем; Знание особенностей работы с почтой РФ (заказные письма, уведомления, описи); Умение работать в интересах компании и на результат; Навык расстановки приоритетов; Уверенная коммуникация с сотрудниками/подрядными организациями; Навыки составления служебных записок, официальных писем, презентаций, графиков, различных документов Word, таблиц Excel; Стремление к порядку (в документах, системах хранения, регламенте исполнения задач); ПК – опытный пользователь, Microsoft Office – продвинутый пользователь Личностные качества: исполнительность, самостоятельность, грамотность, внимательность, аккуратность, усидчивость, дотошность и перфекционизм приветствуются, коммуникабельность, умение договариваться, сообразительность, гибкость. Условия: Пятидневная рабочая неделя с 9:00 до 18:00 с перерывом на обед; Работа в офисе (м. Проспект Мира); Работа на ресепшн в паре со вторым офис-менеджером, частичное разделение функционала; Испытательный срок 3 месяца.