Сотрудник секретариата управления делами

Обязанности: В рамках работы с руководством компании: 1. Составлять и вести график рабочего дня руководства (встречи, переговоры, совещания): своевременно доводить до сведения участников встреч и совещаний о времени и месте проведения встреч и совещаний, организовывать встречи и совещания (подготавливать необходимые информационно-аналитические материалы). 2. Регулярно напоминать о предполагаемых встречах и переговорах; 3. Организовывать встречи: согласовывать время и место встреч, заказывать пропуска, собирать и подготавливать необходимые информационно-аналитические материалы для встреч, планировать и контролировать следующие встречи. 4. Организовывать проведение переговоров: согласовывать время; подготавливать телекоммуникационную технику; подготавливать необходимые материалы; планировать и контролировать следующие переговоры. 5. Организовывать совещания: согласовывать время и место, доводить до сведения всех участников информацию о времени и месте проведения совещания, собирать участников, вести и оформлять протоколы совещаний (Excel, Word), доводить до сведения участников совещаний итоговых решений и задач, принятых в ходе совещаний, контролировать исполнение итоговых решений и задач, принятых в ходе совещаний, 6. Документально оформлять решения руководства, доводить до сведения руководителей структурных подразделений компании распоряжений и решений руководства; 7. Контролировать исполнение решений руководства; 8. Подготавливать отчеты о выполнении поручений и решений руководства; 9. Выполнять поручения руководства: составлять аналитические и сводные таблицы и перечни (Excel), форматировать аналитические и сводные таблицы и перечни (Excel), регулярно вести аналитические и сводные таблицы и перечни (Excel), выводить на печать аналитические и сводные таблицы и перечни (Excel), составлять письма, запросы, тексты, самостоятельно, под диктовку, набором с рукописного текста (Word). 10. Обеспечивать рабочие места руководства необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создавать условия, способствующие их эффективной работе; 11. Организовывать прием посетителей; 12. Организовывать чай/кофе, питание для руководства; 13. Заказывать, оформлять и покупать авиа, ж/д билеты, бронировать отели, резервировать столики в ресторанах. В рамках работы с начальником и сотрудниками организационного отдела: 1. Работать с входящими документами (почта России, Outlook): регистрировать в единой базе данных, готовить на рассмотрение руководством, распределять по отделам, готовить проекты ответов авторам писем (в рамках своей компетенции), передавать входящие письма в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов, следить за своевременным исполнением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение. 2. Работать с исходящими документами: составлять письма, запросы в соответствующем стиле (в рамках своей компетенции), проверять на правильность оформления (бланк, шрифт, виза) проектов документов (письма, запросы, доверенности и иные документы), передаваемых на подпись руководству, готовить на подпись руководству письма, запросы, доверенности, регистрировать, отправлять адресату письма, запросы, доверенности (Outlook, нарочно). 3. Обеспечивать работу приемной руководства компании: заниматься поиском и анализом любой информации, людей, вещей, подарков, заказывать/покупать, организовывать доставки, работать с курьерами и т.д., отвечать на телефонные звонки, предоставлять общую информацию по компетенции, записывать полученную информацию и доводить её до сведения руководства, встречать посетителей, предлагать чай/кофе, пирожные, организовывать заседания, совещания и мероприятия, проводимые руководством, организовывать и планировать деловые контакты, встречи и поездки руководства, подготавливать материалы для совещаний, вести и оформлять протоколы, готовить, оформлять, форматировать и брошюровать презентации (PowerPoint), документально оформлять решения руководства, доводить до сведения руководителей структурных подразделений распоряжения руководства, контролировать исполнение решений руководства, принимать документы и личные заявления на подпись руководства, осуществлять контроль исполнения руководителями структурных подразделений изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководства компании, взятых на контроль, копировать, сканировать документы, вести делопроизводство, формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивать их сохранность, обеспечивать наличие канцелярских принадлежностей в достаточном количестве и исправном состоянии в кабинетах руководства, переговорных, секретариате. Требования: Должен знать: Информационно-коммуникационные технологии; Источники информации: поисковые системы сети «Интернет», электронные базы данных; Правила защиты конфиденциальной служебной информации; Правила проведения деловых переговоров и протокольных мероприятий; Правила проведения контроля исполнения поручений руководства; Правила составления и оформления документов; Правила формирования и использования баз данных; Системы электронного документооборота; Технологию ведения контроля исполнения поручений руководства. Должен уметь: Анализировать и отбирать источники информации в соответствии с критериями полноты, достоверности, своевременности предоставления информации; Вести переговоры с партнерами; Вести учет поручений руководства, требующих контроля по существу решения вопроса; Излагать материал в логической последовательности; Оформлять документы, необходимые для деловой поездки, командировки руководства; Оформлять текст в соответствующем стиле; Передавать информацию в систематизированном виде; Пользоваться информационными ресурсами и систематизировать информацию по заданным критериям; Пользоваться системами электронного документооборота; Производить литературно-стилистическую обработку текста, проверку логической последовательности изложения; Производить поиск информации в существующих базах данных, вести информационно-справочную работу; Работать в режиме многозадачности; Работать с большим объемом работы; Работать с компьютером, использовать офисный пакет (Outlook, Excel, Word, PowerPoint, Adobe Acrobat); Редактировать текст документов; Собирать, обрабатывать и анализировать информацию в соответствии с заданными требованиями; Составлять аналитические отчеты и справки; Составлять и оформлять документы, содержащие поручения и распоряжения руководства; Составлять и оформлять протоколы совещаний и заседаний, готовить список участников, повестку дня и проекты итоговых документов; Составлять и вести график рабочего дня руководства; Четко и быстро принимать решения в процессе работы; Уметь работать в команде; Уметь определять приоритетность и очередность выполнения задач и эффективно распределять рабочее время; Знание русского языка, грамотная устная и письменная речь, владение официально-деловым стилем в общении и переписке; Уверенные навыки работы с офисным пакетом ПО (Word (высокая скорость печати), Excel (составление, форматирование таблиц), Outlook, PowerPoint); Вежливость, отзывчивость, доброжелательность в общении; Умение работать в команде; Сообразительность, креативность; Умение самостоятельно принимать решения и искать выход из сложных ситуаций; Внимательность, умение работать в режиме многозадачности; Стрессоустойчивость. Условия: Оформление по ТК РФ; График работы 5/2; с 8:00 до 17:00; с 11:00 до 20:00; Заработная плата на испытательный срок 80.000 рублей, после испытательного срока - 100.000 рублей; Возможны дополнительные премиальные выплаты.