Юный и быстрорастущий фарм холдинг: поставки лекарств, БАД и медицинских изделий в аптеки и лечебные учреждения, производство и дистрибуция косметики и продукции эстетической медицины, в поиске для своего амбициозного соучредителя и по совместительству управляющего директора личного ассистента со знанием английского языка. С перспективой роста до полноценного заместителя или директора отдельного направления/бизнес-юнита. Идеальный кандидат — амбициозный, с горящими глазами, готовый полностью отдаться своему делу и следовать за мечтой. Беспощадный логик, но в душе немного эмпат, быстро анализирующий информацию и принимающий решения, с широким кругозором, но умеющий погружаться в детали, который не боится браться за задачи, которые никогда раньше не приходилось решать, может грамотно организовать процессы, умеет систематизировать информацию и делать выводы, имеет свое мнение, но готов слушать и слышать. Если ты не идеальный кандидат, но готов учиться, прислушиваться к объективной критике и расти ментально и профессионально, мы готовы вкладываться в тебя и прощать ошибки по неопытности. Но один в поле не воин! Придется учиться делегировать задачи, разделять ответственность с коллегами в рамках проектов и (если будешь готов) брать ответственность за своих сотрудников. Обязанности: Сбор, анализ, предоставление нужных сведений руководителю; Поиск исполнителей для разных задач и контроль за их выполнения, в том числе управление командами в рамках проектов внутри компании (да-да, AGILE, SCRUM и PMBOOM нам не чужды) Деловая переписка и телефонные разговоры с партнерами компании на английском языке; Ведение ключевых контрактов и документооборота ( в т.ч. поддержка и улучшение автоматизации всех этих рутинных процессов) Исполнение личных и бизнес поручений (в РФ и за рубежом); Travel-поддержка Управление секретариатом (сейчас 2 секретаря, но все быстро меняется) Требования: Стрессоустойчивость (но есть отдельная переговорная с грушей, чтобы спустить пар, а также неограниченное количество наших фирменных успокоительных – Релаксан (с)) Умение быстро разобраться в любой сложившейся ситуации и предложить адекватные варианты решения. Хорошие навыки поиска информации; Навыки переговоров, торга; грамотный устный и письменный русский язык, умение четко и грамотно формулировать и излагать свои мысли (у нас нет партнеров и клиентов из 90-х) Опыт работы с премиум/люкс сегментом; Вовлеченность 24/7. Важно оперативно реагировать и решать все вопросы; Английский язык – Advanced + (иногда придется выступать переводчиком) Да, мы хотим чуть больше, чем дофига, но всегда трезво оцениваем адекватность поставленных задач ресурсам, поэтому умирать на работе не придется (если только не дашь повод тебя прибить) А теперь подробнее обо всем курируемом функционале. Ведение документации: Подготовка контрактов/договоров, подписание, сопровождение и подшивка по личным клиентам, партнерам, поставщикам руководителя; Согласование документов согласно внутреннему регламенту, подгруздка документов в системы CRM и 1С; при необходимости редактирование писем и бумаг, составленных шефом, оформление приказов, подготовка презентаций(!!!) и проектов документов; работа с почтой: сортировка почты босса по степени важности и срочности, знать, куда следует переадресовывать письма, кому что отвечать, у кого попросить и с кого строго потребовать. Управление персоналом: - Умение выстроить отношения с персоналом от лица руководителя давать задачи, регламентировать условия работы подчиненных руководителя; - Подбор персонала по поручению руководителя, в основном руководящие должности и отдел маркетинга; - Знание трудового законодательства и умение поставить задачи юр отделу; Тайм-менеджмент: составление и планирование графика, расстановка задач по приоритетам, отслеживание расписания; фиксирование задач и напоминание о них руководителю, информирование о дедлайнах, встречах, поездках и прочих деловых мероприятиях; оптимальная организация рабочего дня руководителя; планирование собственного рабочего времени. Организация рабочих мероприятий: подготовка встреч и материалов к встрече (самостоятельное), переговоров, совещаний, презентаций(для проектов, отчетов, задач). ведение протоколов, рассылка уведомлений и пригласительных писем участникам мероприятий, предоставление информации об итогах встреч; организация командировок руководителей;. Работа заместителем (функции второго лица): Хотеть владеть в совершенстве не только базовыми профессиональными знаниями и умениями, но и обладать определенными знаниями в различных сферах, чтобы развивать так называемую насмотренность; способность управлять: организовывать сотрудников (в т.ч. и первых лиц компании), воздействовать на руководителей подразделений и контролировать выполнение задач, ставить задачи; курировать отдельные бизнес-проекты, процессы; самостоятельно решать часть вопросов по бизнесу ; быть представителем руководителя на деловых мероприятиях, выражать его позицию и отвечать на вопросы от имени руководителя; Коммерческое направление: уметь вести переговоры поставщиками и исполнителями и корректный торг, знать условия конкурентов, умение делать SWOT анализ; Умение и знание составление бизнес планов, коммерческих предложений, знание, что такое P&L и прочие управленческие инструменты; сбор и подготовка аналитических, информационных, справочных и иных материалов для руководителя; доведение до руководителей подразделений указаний, распоряжений, поручений руководителя, контроль их исполнения точно в срок; Управление секретариатом: постановка задач секретарям и офис менеджерам, сервис менеджерам; Согласование условий по аренде, поставкам, снабжению относительно АХО. решения вопросов с техническим обеспечением процесса работы; жизнеобеспечение кабинета руководителя и приемной. Поддержание деловых контактов: уметь управлять информационными потоками (знать, кого и когда можно соединить/пропустить к шефу, кого – переключить на другое ответственное лицо, и почти всегда принимать эти решения самостоятельно); быть в курсе всех событий в компании; ограждать руководителя от ненужных контактов без ущерба для имиджа шефа и для компании; решать любые вопросы за минимально короткое время – и всегда с положительным результатом; поздравлять клиентов компании, поддерживать с ними связь. Travel-сопровождение: организация деловых и поездок руководителя (оформление виз, бронирование ж/д и авиабилетов, трансферы, отели); организация сложнейшей логистики перелетов, чартеров в обе стороны; организация путешествий: от приобретения билетов, заказа трансферов, ужинов до выбора подарков. Каждая поездка сопровождается определенной программой, написание «сценария» поездки – от встреч и мероприятий до точного времени ужинов в ресторане по определенному меню; контроль подрядчиков и служб в других странах; тщательный мониторинг цен на аренду транспорта, умение договориться о предоставлении скидки. Работа переводчиком: перевод на деловых встречах, перевод писем, ведение деловой переписки от имени руководителя; ведение деловой переписки на английском языке. Управление личными делами руководителя: необходимо ориентироваться в разных luxury-сферах обслуживания – от ресторанов до подарков; Подбор на работу нянь/преподавателей/репетиторов. организация медицинских мероприятий (запись на профилактические осмотры, организация проведения операций, исследований, лечения, контроль своевременного принятия назначенных лекарств); организация рабочего пространства и офисе и дома от интерьера до чая; Полная белая зарплата, готовы достойному кандидату оплачивать отпуска.
Похожие вакансии