Обязанности: - проверка (корректура и при необходимости редактура) исходящей документации (письма, справки и т.д.) на соответствие нормам русского языка и требованиям компании; - регистрация входящих писем, служебных записок, приказов в 1С:Документооборот (последующее внесение резолюций директора); - регистрация исходящих писем в 1С:Документооборот и отправка контрагентам; - систематизация и хранение документов текущего архива (бумажного и элетронного); - контроль ведения электронной базы документов в 1С (добавление информации в базу 1С – электронные почты, адреса, ФИО руководителей); - участие в совещаниях, протоколирование, подготовка и рассылка протоколов по результатам селекторных совещаний, контроль выполнения; - создание презентаций; - разработка актуальных шаблонов писем, приказов, служебных записок, своевременное размещение их на общем диске; - внесение изменений в справочник контактов сотрудников; - разработка сайтов и печатных материалов (брошюры, визитки): подготовка технических заданий для веб-дизайнера и дизайнера, генерация идей, сбор информации, написание текстов, подбор иллюстраций, разработка логотипа, работа с типографиями; - взаимодействие с курьерскими службами (подготовка и отправка корреспонденции, размещение заказов экспресс-доставки, получение экспресс-почты и почты РФ); - обработка поступающей корреспонденции (входящие письма), создание реестров поступающих оригиналов документов, регистрация и внесение резолюции руководителя; - ведение деловой переписки с контрагентами, прием и распределение входящих звонков (на телефоны трех компаний); - координация и контроль работы штатного курьера (распределение заказов, рабочего времени, загрузки); - осуществление оперативного поиска и выдачи информации по запросам работников; - работа в приемной: встреча и прием гостей (чай/кофе), заказ авиа- и ж/д билетов, бронь гостиниц для руководителей, заказ продуктов/предметов, необходимых для приемной; - обеспечение руководителя необходимыми канцелярскими принадлежностями, создание условий, способствующих его эффективной работе (уход за цветами, проверка диффузора, наполнение увлажнителя, проверка комплектности воды и стаканов, наличия ручек и т.д.); - подготовка и печать по указанию руководителя материалов, необходимых для его работы (справки, таблицы); - контроль выполнения указаний и распоряжений руководителя; - оформление командировок, написание служебных записок для руководства; - заказ пропусков на территории бизнес-центра. Требования: - знание программ Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Access); - знание программ Adobe Acrobat Reader и Adobe InDesign; - знание 1С:Документооборот и Битрикс24; - владение офисной техникой (принтер, сканер); - умение систематизировать информацию, писать технические задания для веб-дизайнеров/дизайнеров с целью создания сайтов/печатных изданий компании. Личностные качества кандидата: - ответственный подход к работе; - умение организовать рабочие процессы и расставить задачи по приоритетности; - способность аналитически мыслить и оперативно принимать взвешенные решения; - умение работать в команде и находить подход в работе к каждому. Условия: Оформление согласно ТК РФ; Рабочий день 5/2 с 8:30 до 17:30, пятница с 8:30 до 16:15; ДМС, после испытательного срока Коллективный договор; Карьерный рост и профессиональное развитие в коллективе профессионалов.
Похожие вакансии