Обязанности:
Для каких задач нужен секретарь Поддерживать в порядке документы Собирать и отправлять документы — наши копии для нас и копии для подрядчиков Распечатывать, сшивать и сканировать документы Систематизировать документацию по заданным критериям Получать или отправлять документы через почту или курьерскую службу Работать с корреспонденцией: получать и отправлять письма, вести реестр Общаться с бухгалтерией и давать им все необходимое, чтобы наша отчетность была в порядке. Например, запрашивать акт, если подрядчик забывает его прислать Выстраивать процесс для своей работы и работы команды Обновлять инструкции и памятки, которые помогают нам лучше понять, где и что лежит, как чем-то пользоваться и так далее. Список инструкций для обновления уже есть. Если поймете, что нужны новые и готовы их составить, мы будем только рады Помогать нам работать продуктивнее. Например, находить задачи, которые требуют много ручного труда, и предлагать, как их можно автоматизировать или с кем об этом посоветоваться Помогать в работе с клиентами Заказывать пропуска Встречать клиентов в холле Отвечать на звонки Сортировать и отвечать на электронные письма Заказывать подарки для клиентов и партнеров и организовывать доставку Приготавливать чай или кофе для клиентов, наводить порядок в переговорной после встречи Заботиться об офисе Вовремя заказывать воду и расходники для принтера, канцтовары и остальные мелочи Проверять работу клининга. Если офис недостаточно убран, обсуждать ситуацию с клинером и добиваться нужного результата Следить за чистотой оргтехники и шкафов (изнутри). Мы запрещаем клинингу за ними ухаживать, потому что есть риск поломок техники или потери документов Следить за корректной работой всей техники. Если что-то ломается, оперативно организовывать ремонт Контролировать порядок в целом. Например, если кто-то из команды в пылу забывает о правилах порядка, тактично о них напоминать Условия и требования — коротко Деньги Оплата два раза в месяц Платим день в день, без нарушений Фиксированная сумма. Размер обсуждаем с каждым отдельно Возмещаем расходы на проезд по рабочим поручениям Формат работы в офисе Территориально — Москва, ст. м. «Парк Победы», 3 минуты пешком от метро С 09:00 до 18:00 Оформляем в штат Испытательный срок — месяц Отпуск, больничные — все по ТК Основные требования Знание Word, Excel, Google Docs Высшее образование Здорово, если Вы имеете опыт работы секретарем несколько лет и рассматриваете эту работу не как переходный период в карьере Дополнительным плюсом будет любой опыт работы в юриспруденции Грамотная устная и письменная речь Готовность соблюдать деловой стиль в одеждеПохожие вакансии