Ассистент отдела/ Административный менеджер (эксплуатация недвижимости)

ООО «СервисМенеджмент» занимается оказанием услуг по эксплуатации частных и корпоративных объектов для одного важного Заказчика. Количество наших объектов на данный момент около 30 штук. Обслуживание объектов происходит как своими силами, так и с привлечением подрядчиков. Мы будем рады принять в команду сотрудника, который окажет помощь Инженерному Дивизиону, возьмет на себя систематизацию и ведение всего внутреннего и внешнего документооборота по объектам и по бэк-офису. Нужен сотрудник, максимально готовый быть вовлеченным в процессы Отдела. Требования: · релевантный опыт работы в управляющей компании в сфере эксплуатации недвижимости или строительства с сопровождением нескольких проектов одновременно, пониманием комплектности документов; · опыт самостоятельного курирования договорной работы подразделения с привлечение юриста и без; · отличное знание Excel, умение работать с ЭДО; · скрупулезность, умение отстоять и обосновать свою позицию. Обязанности: · ведение договоров с подрядными организациями, организация контроля исполнения, ведение реестра договоров, базы подрядчиков, контакт листов, контроль процесса согласования, отслеживание и анализ изменений, внесенных другими участниками процесса согласования; · систематизация бумажного и электронного архивов в офисе, обеспечение и контроль сбора данных, регулирование их доступности для нужд рабочей команды; · контроль актуализации ответственными участниками реестров задачи и принятых решений и проектных вопросов к заказчику (ежедневно); · выполнение функции «Одно окно» по всем документам - back office (взаимодействие с внутренними службами Финансовой и юридической службами и др.), сбор оригиналов документов на подписание, соблюдение процедур согласования по регламентам, распределение по архиву (бумажный/электронный); · контроль предоставления Коммерческих предложений и Актов выполненных работ, контроль своевременного согласования между участниками, подписание оригиналов, архивирование; · подготовка реестров оплат по объектам, занесение в личные кабинеты объектов; · подготовка реестров оплат по подрядчикам, оказывающим разовые услуги, ведение закрывающей документации; · заказ ТМЦ по требованию руководителей проектов/ ведущих инженеров; · выполнение иных поручений. Условия: · официальное трудоустройство по ТК РФ + премия по итогам года в размере одного оклада; · график работы: 5/2 (с 09:00 до 18:00); · ДМС после прохождения испытательного срока со стоматологией; · адекватное руководство и комфортный объем задач (сейчас данный объем косвенно лежит на других сотрудниках); · офис: станция метро Деловой центр (башня Империя). P.S. обратите внимание, что вакансия не подразумевает руководящей функции, первоочередная задача - помощь отделу и работа с документами.