BG (АО "Страховая бизнес группа") рассматривает кандидатов на должность - Персональный ассистент руководителя Обязанности: Безопасность: встреча руководителя в офисе и сопровождение руководителя из офиса. Управление временем: - помощь руководителю в планировании календаря рабочих встреч и совещаний (вести необходимо в своем компьютере в Outlook); - напоминание руководителю о мероприятиях на день/неделю, уточняя по времени и месту мероприятий; - заказ пропусков на автомобиль и заказ пропусков руководителю при выездных встречах. Совещания: - планирование и организация приёма посетителей: встреча гостей на первом этаже офиса; - сопровождение в переговорную комнату; - подготовка переговорных комнат к совещанию, в том числе включение интерактивно доски и установление связи с участниками удаленного совещания; - обслуживание гостей на переговорах: приготовление и подача чая/кофе, других напитков, угощений; - составление протоколов и других документов по итогам встреч и совещаний, оформление их в установленном порядке и доведение до исполнителей. Делопроизводство: - ведение электронного документооборота, регистрация входящей корреспонденции, работа в программе СЭД "Docsvision", архивирование документов; - подготовка документов и материалов для руководства: проекты деловых писем, справки, презентации, распечатывание на принтере (цветном), при необходимости брошюрование и сшивание; - работа с электронной почтой, структурирование и размещение материалов по папкам. Командировки: - travel-поддержка в деловых и личных поездках: приобретение ж/д и/или авиабилетов на сайтах ОАО «РЖД», сайтах авиакомпаний, агрегаторов, бронирование отелей, сдача при необходимости билетов обратно, аннулирование брони. Поздравления: - приобретении подарков для деловых партнеров и лиц, связанных с руководителем, ведение календаря дней рождений и профессиональных праздников, своевременное информирование руководителя, ведение учета подарков; - ежемесячно руководителю представляется список дней рождений и профессиональных праздников на предстоящий месяц; ежедневно в 18:00 по мобильной связи (сообщение) информирование руководителя о днях рождения и профессиональных праздниках на следующий день. Исполнение поручений: - выполнение отдельных поручений руководителя, в том числе личных. Обеспечение офиса: - обеспечение офиса продовольственными товарами для представительских целей; - контроль за ежедневной уборкой офиса (клининг), в том числе за проведением раз в неделю генеральной уборки помещений в зоне размещения кабинетов и переговорных руководителя; - контроль за обслуживанием растений и цветов в офисе: раз в неделю приезжает представитель фирмы для полива и ухода за растениями. Требования: Высшее образование. Опыт работы помощником руководителя в крупной компании от 5-ти лет. Уверенные умения пользоваться ПК, программами MS Office: Word, Exсel, Outlook Express, Power Point, МФУ, аппаратами мобильной связи Apple. Опыт организации командировок руководителя (в т. ч. составление оптимальных маршрутов при «сложных перелетах»). Грамотная устная и письменная речь, высокие коммуникативные навыки, умение устанавливать и поддерживать деловые контакты. Знание бизнес-этикета, навыки ведения делового общения и опыт написания деловых писем и поздравительных текстов. Владение приемно-переговорными устройствами (прием, распределение звонков, работа с мини-АТС), эксплуатации оргтехники (факс, принтер, копир, аппаратные устройства и аксессуары марки Apple). Умение работать в условиях многозадачности, умение быстро ориентироваться в ситуации, находить решение нестандартных задач. Развитые организационные навыки, гибкость мышления, стрессоустойчивость. Системность в работе, аккуратность, детальность, целеустремленность, ответственность, исполнительность. Личностные и деловые качества: точность, аккуратность, внимательность, хорошая дикция. Условия: Работа в крупной стабильной Компании. Полное соблюдение норм Трудового законодательства РФ. ВЫСОКИЙ уровень оплаты труда, своевременная выплата заработной платы. Премия по итогам года. Корпоративная мобильная связь. Ненормированный рабочий день. Офис в центре Москвы – офис пер. Печатников, м. Трубная.
Похожие вакансии