Руководитель аппарата

Обязанности: Ведение в полном объеме административной (аппаратной) и операционной деятельности с минимальным погружением Начальника Инновационного центра (далее ИЦ): Организация работы приемной – двух помощниц начальника ИЦ (анализ текущих бизнес процессов и их перестроение с целью повышения эффективности работы приемной) Построение взаимоотношений с помощниками, менеджерами проектов руководителей в Департаменте транспорта, ГКУ ЦОДД и других подведомственных организациях Выступать фильтром и отсеивать на своем уровне встречи, входящие вопросы и информацию, которые поступают Начальнику ИЦ Помощь в части грамотного планирования календаря Начальника ИЦ Прямое взаимодействие с Первым заместителем Начальника ИЦ по операционной работе Контроль сроков исполнения поручений, которые ставятся на Начальника ИЦ- Контроль сроков исполнения поручений, которые ставит Начальник ИЦ другим подразделениям Ведение, структурирование и оптимизация реестра всех поручений (Битрикс 24, Excel) Взаимодействие с Заместителями Начальника ИЦ в части исполнения поручений (контроль сроков исполнения поручений, контроль предоставления нужных материалов и подготовки фактуры под закрытие поручения и пр.) Контроль работы секретарей по поручениям (закрываются в срок, нет просрочек и пр.) Заблаговременное отслеживание просрочек и проблемных вопросов по поручениям Самостоятельное закрытие поручений Ведение и поддержание в актуальном состоянии обобщенный годовой дорожной карты по мега проектам ИЦ на ежемесячной основе; Сбор, хранение и контроль дорожных карт по проектам по поручению руководителя ИЦ Анализ и формирование необходимых новых разрезов отчетности для руководителя и\или исключение прошлых Адаптация текущих планов и дорожных карт для удобства их анализа руководителем и ведения командой ИЦ Формирование актуальной повестки на совещание заместителей Начальника ИЦ исходя из поручений, проблемных зон, актуальных проблем и т.д., в том числе исходя их просрочек поручений, предыдущих протоколов Контроль повесток, вопросов в части ИЦ на совещаниях в ГКУ ЦОДД, ГУП Московском метрополитене, Департаменте транспорта, определение ответственных со стороны ИЦ (согласование с Начальником ИЦ), контроль подготовки материалов к ним, направление правильных формулировок вопросов в финальные повестки, спикеров и итоговых материалов Подготовка Начальника ИЦ к совещаниям (своими силами и с привлечением ответственных) Контроль написания протоколов секретарями (по содержанию, срокам и ответственным) Контроль входящих протоколов со стороны Департамента транспорта и ГКУ ЦОДД, чтобы были соблюдены интересы ИЦ и поручения ставились только в части касающейся Требования: Законченное высшее образование Опыт работы в аналогичной должности от 3 лет Опыт работы в ЭДО (МосЭДО - желательно) Наличие управленческого опыта Личные качества: здоровая амбициозность, продуктивность, ответственность за результат, аналитический склад ума, коммуникабельность, стрессоустойчивость, высокая работоспособность, грамотная речь, ответственный и готовый работать в режиме многозадачности Хорошие знания офисных программ: Exсel, Word, Outlook, PowerPoint Готовность осваивать новые области, задачи и рабочие инструменты Готовность при необходимости к ненормированному рабочему дню, ориентированность на результат Будет плюсом знание английского языка на уровне Intermediate (и выше); Понимание специфики работы государственных учреждений График работы: График 5/2 Преимущества работы в метро: Трудоустройство и работа в соответствии с ТК РФ Бесплатный проезд в столичном метро Бесплатный проезд по железным дорогам в пригородном сообщении от места жительства до места работы и обратно в пределах Московской области Льготы на отдых в оздоровительном комплексе метрополитена Детский оздоровительный лагерь и детский клуб Финансовые условия обсуждаем индивидуально в зависимости от опыта кандидата