Секретарь/Помощник руководителя

Обязанности: ведение делопроизводства Фонда: регистрация, распределение, отправка/получение корреспонденции, в т. ч. электронной; ведение кадрового документооборота; проведение деловых телефонных переговоров по поручению руководства Фонда, переписки (Email+WhatsApp), встреч (онлайн и офлайн) с потенциальными клиентами/партнерами на разных языках; ведение протоколов совещаний, в т. ч. дистанционных и учет распределения задач сотрудникам; составление писем и иных документов по заданию руководства; участие в составлении заявок на гранты; прием и перераспределение телефонных звонков; организации совещаний, переговоров (подготовка переговорных помещений и обеспечение их необходимыми материалами), в т. ч. подготовка дистанционных переговоров с применением средств вкс; выполнение отдельных поручений руководства; поддержка информационной ленты сайта; оформление и ведение архива документов Фонда; формирование и ведение договоров на обслуживание деятельности офиса; обеспечение офиса канцтоварами и прочее; Travel-поддержка сотрудников Фонда, в т. ч. помощь в оформлении виз; организация деловых поездок сотрудников (заказ билетов, бронирование гостиниц и т.д.); встреча посетителей, чай/кофе гостям и сотрудникам Фонда; Требования: грамотная устная и письменная речь; уверенный пользователь ПК, оргтехники, IP-телефонии; владение программными средствами, в т. ч. умение создавать презентации, организовывать видеоконференции, владение английским языком как преимущество опыт работы в арт-индустрии и/или области культуры, владение дополнительным иностранным языком будет преимуществом;