Обязанности:
ФАУ «Единый институт пространственного планирования РФ» в связи с увеличением количества проектов и расширением штата приглашает принять участие в отборе на вакансию Бизнес-ассистент директора. Мы продолжаем развиваться и ищем активного кандидата на должность Ассистента директора. Вы внимательны, аккуратны, коммуникабельны, любите и умеете работать в режиме многозадачности и знаете как организовывать пространство приемной первого лица? Откликайтесь на нашу вакансию, будем рады рассмотреть Вашу кандидатуру! Проектируй будущее страны вместе с нами! Чем предстоит заниматься: Организация совещаний и встреч, переговоров различного уровня Работа по организационно-техническому сопровождению административно-распорядительной деятельности директора Взаимодействие с федеральными органами исполнительной власти Контроль выполнения текущих ежедневных поручений директора Организация работы с документами в приемной руководителя Организация и поддержание функционального рабочего пространства приемной и кабинета руководителя Обеспечение действенной системы контроля за своевременным исполнением подразделениями Учреждения изданных приказов и распоряжений, документов в соответствии с резолюцией руководителя, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений директора Своевременное информирование директора об исполнительской дисциплине Формирование ежедневных/еженедельных сводных отчетов, отслеживание динамики и качества закрытия поручений Подготовка документов, служебных и информационно-аналитических материалов, необходимых для работы директора Контроль правильности оформления и полноты согласования входящих документов, передаваемых на подпись директору Учреждения Ответственность за качество передаваемых на подпись директору Учреждения документов Формирование и контроль закупки подарочной продукции для внешних контрагентов Анализ и резюмирование входящей документации Подготовка руководителя к совещаниям: подготовка повесток совещаний, запрос материалов от исполнителей, распечатка материалов в необходимых количествах экземпляров, брошюрование презентаций, подготовка комплектов документов Сбор материалов и информации, необходимых директору, подготовка аналитических, информационных, справочных и иных материалов Ведение и формирование протокола Согласование протокола с участниками совещаний Расстановка задач согласно протоколу исполнителям, с указанием сроков исполнения Осуществление контроля за своевременным исполнением структурными подразделениями / отдельными руководителями/специалистами решений, приказов, указаний, поручений руководства Снятие с контроля исполненных поручений. Ведение сводного реестра поручений руководителя, уточнение о выполнении или причинах невыполнения поручения, еженедельное обновление данных и информирование руководителя о статусе невыполненных задач. Подготовка презентаций, иных презентационных материалов учреждения Составление программ встреч и мероприятий (внутренних и внешних) Оперативная информационная поддержка руководителя во всех сферах его деятельности Поддержка бизнес-процессов руководителя: организация рабочего дня, ведение календаря Планирование рабочего дня директора, организация встреч, совещаний, приема посетителей Организация командировок руководителя Организация справочно-информационного фонда по вопросам своей деятельности с применением современных технических средств Ведение телефонных переговоров Администрирование базы данных внешних контактов Встреча, прием, регистрация и необходимое обслуживание визитеров, гостей Выполнение иных поручений директора в рамках своей компетенции Для успешной работы необходимо: Опыт аналогичной работы от 5-ти лет в государственных организациях Опыт работы с первыми лицами Опыт ведения протокола Умение работать на продвинутом уровне с Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Visio) Высокая скорость печати на ПК (не менее 200 знаков/мин) Личностные компетенции: Ответственность за результат. Профессиональная активность Самоорганизация Стрессоустойчивость Коммуникабельность и умение работать в команде Саморазвитие Гибкость, готовность к изменениям, инновационность Использование в работе современного оборудования: Рабочие места, оснащенные производительными компьютерами и двумя широкоформатными мониторами Мы благодарим Вас за проявленный интерес к нашей вакансии. Ваше резюме будет рассмотрено в течение 7 дней. Если Ваш опыт работы и квалификация соответствуют требованиям к вакансии, мы с Вами свяжемся.Похожие вакансии
От 60 000 до 95 000 руб.
Москва. Станции метро: Маяковская
SOYUZ CONSULTING
Бизнес-ассистент Генерального директора
Договорная
Москва. Станции метро: Маяковская
Холдинг «Аэропорты Регионов»
Бизнес-ассистент генерального директора
До 150 000 руб.
Москва. Станции метро: Маяковская
Дэстэн Партнерс