Администратор департамента

Обязанности: Ведение делопроизводства Департамента Организация обработки корреспонденции, поступающей на рассмотрение в Департамент, организация тиражирования/ознакомления с поступающими документами на сотрудников Департамента; Обработка документов/проектов в системах документооборота, передача поручений/документов исполнителям и контроль за их исполнением; Мониторинг и контроль за исполнением поручений Аппарата Правления Банка;Ведение и оформление протоколов совещаний Департамента, заседаний, рабочих встреч и т.п., формирование поручений в Jira по итогу встреч контроль за их исполнением; Контроль за информационно-справочной базой Департамента (организационно-распорядительная документация по профилю деятельности Руководителя, копия Положения о Департаменте; копии должностных инструкций работников Департамента; справочники и т.п.); Ведение кадровой документации и формирование отчетности (графики отпусков, табель учета рабочего времени, объяснительные записки и т.п.) сотрудников Департамента; Мониторинг исполнения поручений Руководителя в Jira: Контроль исполнения запросов Руководителя и обращений, как внутри Банка, так и в сторонние организации; Составление и согласование графика работы Руководителя, в том числе приема посетителей, проведения совещаний и т.д., организация деловых встреч, телефонных переговоров и заседаний; Контроль и организация командировок сотрудников Департамента; Контроль и организация обучений (внутренних и внешних) сотрудников Департамента; Контроль и организация митапов, выездных мероприятий, корпоративных мероприятий Департамента; Координация работы служб обслуживания деятельности Департамента (водители, охрана, буфетное обслуживание и пр.); Обеспечение работников Департамента необходимыми канцелярскими принадлежностями, корпоративной полиграфией/сувенирной продукцией, буфетной продукцией; Адаптация новых работников Департамента (заведение заявок на предоставление доступов, справочно-информационная поддержка); Принимать участие в работе комиссий, рабочих групп по проектам Департамента; Ведение отчетности по численности департамента: найм, увольнения, открытых вакансий; Участие в мониторинге и предоставление отчётов о ходе выполнения проектов/программ, в том числе исполнения бюджета проектов/программ Департамента; Организация взаимодействия с поставщиками (подрядчиками) / контрагентами Департамента; Разработка отдельных методологических материалов по администрированию проектной деятельности Департамента Требования: по уровню образования: высшее или среднее профессиональное образование; по профилю профессиональной подготовки: делопроизводство, документационное обеспечение управления и близкие к этим вопросам направления, либо присвоенная квалификация специалиста службы ДОУ в дополнение к непрофильному высшему образованию (диплом, сертификат или иное); желательно опыт в IT, общее понимание процессов разработки ПО способность работать с большими объемами информации; умение брать на себя ответственность; способность выполнять рутинную работу Почему мы? У нас круто! По-настоящему живая и увлечённая команда; Премии и бонус к отпуску; ДМС со стоматологией с первого дня; Внутреннее и внешнее обучение; Работа в комфортном офисе Отпуск 33 дня.