Ведущий специалист канцелярии

Обязанности: ​​​​​​​ - Осуществлять поиск и подбор документов в архиве организации в соответствии с поступающими заявками; - Сканировать документы с их последующим возвратом на хранение в архив; - Осуществлять приём закладных и других документов, поступающих в организацию; - Формировать дела, присваивать поступившим документам места хранения в архиве; - Составлять, проверять, подписывать акты приема-передачи документов; - Составлять описи документов; - Осуществлять проверку закладных в соответствии с чек-листом. - Собственными силами осуществлять перемещение закладных между структурными подразделениями организации. - Передавать документы на отправку в банк и другие сторонние организации - Доставлять документы в отделения банка в пределах города Москвы (очень редко). - Заполнять электронные журналы учета и движения документов, исполнения заявок. - ВАЖНО: Работать в специализированном программном обеспечении, предназначенном для учета хранения закладных. - Принимать участие в проведении инвентаризации документов архива. - Упорядочивать хранение документов (закладных) в архиве. - Строго соблюдать конфиденциальность персональных и иных данных, содержащихся в документах (закладных). Дополнительные обязанности: - Принимать входящие документы от представителей сторонних организаций. Выдавать исходящие документы представителям сторонних организаций. Составлять и подписывать акты приема-передачи документов и проверять наличие действующих доверенностей у представителей сторонних организаций. Обеспечивать контроль над соответствием оформления поступающих документов требованиям, установленным в организации. - Осуществлять получение и отправку корреспонденции через отделения почтовой связи от подразделений Общества. Вести учет отправляемых и получаемых документов. Осуществлять обработку почтовой корреспонденции перед отправкой (оформление конвертов, упаковка документов в конверты, определение веса отправлений и др.). Оформлять отправления в личном кабинете Почты России. Формировать списки почтовых отправлений в соответствии с требованиями Почты России. Требования: ​​​​​​​​​​​​ - Оконченное высшее профессиональное образование; - Финансовая грамотность; - Готовность работы с очень большим объемом документов; - Повышенная внимательность и аккуратность в обращении с документами; - Уверенный пользователь ПК; - ВАЖНО: Навыки работы со сложными таблицами и специализированными программами учета документов; - Умение пользоваться оргтехникой; - Ответственный подход к работе‚ пунктуальность, исполнительность, вежливость; - Грамотная устная и письменная речь; - Опрятный внешний вид. Условия: ​​​​​​​​ 5/2, график 9.00-18.00, пт. 9.00-16-45; Полное соблюдение ТК РФ +ДМС; Расположение офиса: Москва, м. Сухаревская (шаговая доступность); Полностью бегая заработная плата и официальной трудоустройство; Полис ДМС со стоматологией; Постоянно пополняющаяся библиотека с профессиональной литературой; Профессиональное обучение за счет компании (конференции, семинары, курсы).