От 24 801 руб.
руб.
full
Более недели назад, Москва
Обязанности: <p class="ra-info-block-title">Обязанности:</p><p>· Осуществление и контроль функционированием единой системы организации делопроизводства, внутреннего и внешнего документооборота (электронного и на бумажных носителях), своевременное сканирование документов и обновление системы управления документами, ведение электронной базы клиентских документов включая Директум;</p>
<p>· Формирование выписок для клиентов и контроль над их своевременной отправкой по почте или электронным образом:</p>
<p>· Отправка, приём, сортировка, учёт и регистрация входящей и исходящей корреспонденции/документации, включая обработку документов на ЦБ портале;</p>
<p>· Мониторинг и своевременная оплата административных счетов, а также счетов, связанных с возмещением расходов; взаимодействие с бухгалтерией по поводу своевременной оплаты счетов, циркуляция счетов для одобрения Руководством;</p>
<p>· Поддержка по запросам на представительские расходы, по командировкам, подготовка отчетов по представительским расходам и командировкам, другим возмещениям, ведение соответствующей базы; </p>
<p>· Внутренняя доставка входящей корреспонденции до руководства банка и соответствующих структурных подразделений, проверка правильности оформления исходящей корреспонденции и отправка её адресатам;</p>
<p>· Комплектование, хранение, учёт и использование архивных документов, в том числе на внешних ресурсах;</p>
<p>· Обеспечение соблюдения установленного порядка работы со штампами, печатями банка, хранения ключей, ведение внутренних административных регистров учета; </p>
<p>· Мониторинг внешнего состояния офиса, отсутствия проблемных участков, связанных с техническим состоянием офиса;</p>
<p>· Поддержка офиса (заказ канцелярских принадлежностей, бланков визиток, воды, пр) обеспечение клиентской зоны и основного офиса бумагой, водой, чаем, молоком, и т.д. на ежедневной основе в начале рабочего дня;</p>
<p>· Прием телефонных звонков и посетителей;</p>
<p>· Заказ пропусков для посетителей, автомобилей на гостевую парковку;</p>
<p>· Административная поддержка сотрудникам при организации локальных и международных деловых поездок (ответы на запросы, планирование встреч, бронирование авиаперелетов и отелей, ведение переговоров по условиям, логистике, визовая поддержка пр);</p>
<p>· Административная поддержка сотрудникам, участвующим в мероприятиях, проводимых в России и за рубежом (участие, организация встреч, логистика, бронирование авиабилетов и отелей);</p>
<p>· Проведение инструктажей по пожарной безопасности для сотрудников банка, организация и участие в тренировочной пожарной эвакуации (2 раза в год);</p>
<p>· Поддержка Начальнику Административного отдела и команде Административного отдела;</p>