Администратор офиса

Обязанности: Оказывает административную поддержку сотрудникам региона Организует регистрацию и распределение входящей/исходящей в офис корреспонденции. Оформляет отправку корреспонденции курьерскими службами, факсимильных сообщений, писем и др. корреспонденции в адрес клиентов и поставщиков региона Ведет делопроизводство, осуществляет первичную обработку документов, предварительное рассмотрение, регистрацию и авторизацию ответственными лицами Организует встречу посетителей Участие в организации и проведении семинаров, дней поля и других мероприятий (регистрация участников, соблюдение регламента, организация кофе-брейков, питания, организация трансферов участников) Поддерживает жизнеобеспечение офиса – осуществляет заказ канцелярии и продовольствия в офис, оформление заявок на обслуживание офиса Взаимодействует с поставщиками товаров и услуг для жизнеобеспечения офиса – осуществляет их поиск, контролирует процесс согласования договоров и своевременной оплаты счетов Контролирует поступление полного пакета документов, необходимого для оплаты счетов Отвечает за своевременную подготовку и предоставление руководителю отчётов согласно положению о системе внутренней отчётности Координирует запросы от сотрудников региона в адрес подразделений компании Координирует работы по контролю оплат в интересах региона, производимых бухгалтерией по инициативе всех подразделений компании (поиск счетов, контроль их оплат, контроль своевременности оформления и подписания документов) Отвечает за административное обеспечение командировок сотрудников региона (заказ билетов, гостиниц и проч.) По распоряжению руководителя готовит и печатает документы Выполняет переводы текстов с/на английский язык; Готовит Power Point презентации Выполняет родственные по содержанию обязанности Требования: Опыт работы от 1 года на административной позиции Знание делового этикета и навыки ведения деловой корреспонденции Владение английским языком на уровне intermediate Отличные навыки работы с MS Office (Word, Excel, Power Point) Пунктуальность, ответственность, организованность Проактивность, коммуникабельность Умение справляться с несколькими задачами одновременно