Главный специалист (делопроизводство)

Обязанности: осуществлять подготовку информации для формирования годового отчета о деятельности Управления по вопросам, входящим в должностные обязанности; осуществлять подготовку номенклатуры дел отдела; осуществлять ведение делопроизводства в отделе; по поручению начальника отдела осуществлять приемку, в том числе проведение экспертизы товаров, работ, услуг по государственным контрактам (договорам) для обеспечения деятельности районных (городских) судов, гарнизонного военного суда и Управления по вопросам входящим в компетенцию отдела; осуществлять прием почтовой корреспонденции, предварительную обработку (вскрытие конвертов, проверку наличия в них документов и приложений); вести учет, регистрацию входящей корреспонденции, в том числе, документов, изданий с пометкой «Для служебного пользования» поступающей, почтовой связью, по электронной почте, посредством системы электронного документооборота, курьерской доставкой и т.п.(за исключением обращений (предложений, жалоб, заявлений и запросов граждан и организаций); вести прием, учет и регистрацию исходящей корреспонденции и иных служебных документов; осуществлять подготовку заявки на изготовление номерных гербовых бланков Управления; осуществлять учет, хранение и выдачу структурным подразделениям Управления номерных гербовых бланков Управления; осуществлять централизованное уничтожение, испорченных номерных гербовых бланков Управления; осуществлять ведение и контроль за наполнением работниками Управления базы данных подсистемы ГАС Правосудие «Документооборот и обращения граждан»; обеспечивать оперативное хранение документов, включенных в раздел номенклатуры дел Управления («Руководство и контроль), их выдачу в структурные подразделения Управления; осуществлять постановку документов на контроль, продление контроля, снятие с контроля, оформлять контрольные карточки документов, вести контрольную таблицу исполнения документов; осуществлять предупредительный контроль исполнения документов (напоминание начальникам отделов - исполнителям о сроках исполнения документов); осуществлять учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информировать руководящий состав Управления о состоянии исполнения документов; осуществлять прием, учет и подготовку корреспонденции к отправке по каналам фельдъегерской и иным видам связи; подготавливать документы о списании марок, конвертов; участвовать в проведении экспертизы ценности документов и отборе документов постоянного и долговременного хранения для передачи дел в архив Управления; составлять описи дел постоянного и временного хранения; осуществлять прием на архивное хранение документов структурных подразделений Управления; обеспечивать архивное хранение документов Управления, осуществлять их учет, использование, отбор и подготовку к передаче на государственное хранение; осуществлять подготовку и передачу документов Управления постоянного хранения на государственное хранение; производить отбор документов к уничтожению с истекшими сроками хранения; подготавливать паспорт архива Управления; осуществлять проверку состояния делопроизводства в структурных подразделениях Управления; осуществлять контроль за соблюдением работниками Управления требований инструкции по делопроизводству в Управлении при подготовке проектов документов; ежегодно составлять перечень распорядительных документов, которые подлежат признанию утратившими силу, изменению, дополнению; отражать информацию об изменениях и дополнениях в распорядительных документах, а также о признании распорядительных документов утратившими силу непосредственно на документах, а также вносить данную информацию в электронную карточку распорядительного документа в подсистеме ГАС Правосудие «Документооборот и обращения граждан» Требования: высшее образование, не ниже уровня бакалавриата Условия: Для формирования кадрового резерва федеральной государственной гражданской службы