Обязанности: Прием и распределение входящих звонков. Прием документов и личных заявлений на подпись директору Филиала. Составление и редактирование служебных писем по поручению руководства. Регистрация в системе электронного документооборота и оформление в дело приказов по основной деятельности, входящей корреспонденции, исходящей корреспонденции, договоров Филиала и иной документации. Организация делопроизводства Филиала и текущего хранения документов, в том числе отправка и получение заказной корреспонденции. Формирование дел для последующего архивного хранения документов. Учет и распределение поступающей информации, касающейся руководства, в том числе в электронном виде, своевременная передача документов, сообщений и информации руководству (письменно или устно). Сбор материалов и информации, необходимых руководству, подготовка аналитических, информационных, справочных и иных материалов. Организация и контроль своевременного предоставления отчетности в Общество. Техническая поддержка руководства (копирование, печать, сканирование). Организация поездок и командировок директора Филиала (информирование отдела кадров о продолжительности командировки для оформления соответствующих документов, заказ билетов, в том числе онлайн). Подготовка совещаний, проводимых директором Филиала (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня), ведение и оформление протоколов совещаний. Участие в переговорах, деловых встречах, специальных приемах; ведение протоколов и иных документов, оформляющих ход и результат встреч, переговоров. Согласование отдельных вопросов с работниками структурных подразделений по поручению руководства, доведение до них указаний и распоряжений директора Филиала. Обеспечение рабочего места директора Филиала необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создание условий, способствующих его эффективной работе. Организация и контроль исполнения поручений директора Филиала сотрудниками. 17. Взаимодействие со структурными подразделениями Филиала с целью решения задач, поставленных перед Административной службой. Требования: Высшее образование Опыт работы не менее трех лет грамотность, пунктуальность и коммуникабельность Условия:
Похожие вакансии