Специалист сектора организационного обеспечения

Обязанности: организация обработки, приема, регистрации, учета, хранения, доставкии рассылки корреспонденции (входящей, исходящей, внутренней), в том числе переданной по специальным средствам связи, ведения справочной работы по ней; отправка почтовой корреспонденции, ведение реестров; контроль за поступлением, прохождением сроками исполнения документов, своевременным и правильным списанием в дела исполненных документов, анализ состояния исполнения документов и информирование заведующего сектором о результатах работы; организация работы с документами для служебного пользования (ДСП)на основе соответствующих инструкций; проверка правильности и рассылки электронных документов, подписанных в электронном офисе, мониторинг доставки документов, направленныхпо системе МЭДО; ознакомление работников с локальными нормативными актами; консультирование работников по вопросам документационного обеспечения, закрепленным в локальных нормативных актах; составление сводной номенклатуры дел сектора; осуществление контроля соблюдения установленных правовыми актами правил оформления документов и локальных нормативных актов; разработка унифицированных форм документов, используемых в документационном обеспечении; организация передачи документов между уровнями управления, руководством и исполнителями; осуществление контроля ведения делопроизводства в соответствии с установленным порядком, своевременное принятие мер по предупреждению нарушений; организация работы по выявлению нарушений в подготовке и обработке документов, определение мер по их устранению; осуществление контроля функционирования системы электронного документооборота и ее своевременной актуализации; осуществление контроля формирования дел и организации оперативного хранения дел (документов); осуществление в пределах своей компетенции иных функций. Требования: среднее профессиональное/высшее образование без предъявления требований к стажу работы. Специалист должен знать: инструкцию по делопроизводству в Администрации Президента Российской Федерации; основные положения Единой государственной системы делопроизводства; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; порядок прохождения служебных документов; стенографию в объёме, достаточном для записи под диктовку, машинопись, правила орфографии и пунктуации; порядок расположения материала при печатании различных документов, правила печатания деловых писем с использованием типовых форм; нормы этики и делового общения; основы организации труда; основы трудового законодательства Российской Федерации; Правила внутреннего трудового распорядка Учреждения; правила и нормы охраны труда, производственной санитарии, техники безопасности и противопожарной защиты. Специалист должен уметь: оформлять документы в соответствии с требованиями делопроизводства и иных правовых актов; работать на персональном компьютере, пользоваться офисной оргтехникой и средствами связи, установленными на рабочем месте.