Заведующий сектором организационного обеспечения

Обязанности: организация документооборота в приемной Президента Российской Федерации в Волгоградской области (далее – приемная Президента); обеспечение ведения делопроизводства в приемной Президента Российской Федерации в Волгоградской области в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в Администрации Президента Российской Федерации; осуществление информационно-справочной работы с документами в приемной Президента; осуществление контроля процесса и сроков исполнения документовв приемной Президента; организация оперативного хранения документов в приемной Президента, передачи дел для последующего хранения в архив или на уничтожение. Должностные обязанности заведующего сектором: обеспечение выполнения задач и функций, возложенных на сектор; выполнение точно и в срок указаний и поручений вышестоящегои непосредственного руководителя; проведение обработки (централизованный учет и регистрацияв информационных системах) обращений заявителей, поступившихв приемную Президента Российской Федерации в Волгоградской области (далее именуется – приемная Президента Российской Федерации)и адресованных Президенту Российской Федерации; обеспечение своевременного рассмотрения обращений заявителей, поступивших в приемную Президента Российской Федерациии адресованных Президенту Российской Федерации; направление обращений заявителей, поступивших в приемную Президента Российской Федерации и адресованных Президенту Российской Федерации, с поручением о решении по существу поставленных вопросов в соответствующие территориальные органы федеральных органов власти, органы государственной власти Волгоградской области и органы местного самоуправления муниципальных образований Волгоградской области, в соответствии с их компетенцией с уведомлением об этом заявителей; направление обращений заявителей, поступивших в приемную Президента Российской Федерации и адресованных Президенту Российской Федерации, которые содержат вопросы, относящиеся к компетенции территориальных органов федеральных органов межрегионального уровня, федеральных органов и требующие их решения, а также внимания Президента Российской Федерации, в приемную Президента Российской Федерации в Южном федеральном округе; осуществление приема граждан Российской Федерации, иностранных граждан и лиц без гражданства в день их обращенияв приемную Президента Российской Федерации, в соответствиис утвержденным полномочным представителем Президента Российской Федерации в Южном федеральном округе режимом работы приемной Президента Российской Федерации; информирование руководителя приемной Президента Российской Федерации о нарушении сроков рассмотрения обращений заявителей; проведение анализа результатов проверок государственных органов по исполнению и соблюдению законодательства Российской Федерациии законодательных актов Волгоградской области по вопросам рассмотрения обращений граждан; подготовка проектов ответов на запросы, обращения государственных органов Российской Федерации и субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления, а также учреждений, организаций и граждан; осуществление контроля принятых решений и документовпо вопросам, отнесенных к компетенции заведующего сектором; исполнение иных поручений руководителя приемной Президента Российской Федерации, начальника отдела, входящих в компетенцию заведующего сектором; осуществление контроля за регистрацией входящих, исходящих документов, документов для служебного пользования (ДСП), поступающих посредством автоматизированной системы электронного документооборота (АСЭД); осуществление контроля за своевременной отправки почтовой корреспонденции; направление запросов в адрес Губернатора Волгоградской области и руководителей территориальных органов федеральных органов исполнительной власти Волгоградской области с целью подготовки и утверждения графика личного приема граждан должностными лицами государственных органов и организаций в приемных Президента Российской Федерации в административных центрах субъектов Российской Федерации, находящихся в пределах Южного федерального округа; организация личных приемов граждан по поручению Президента Российской Федерации, проводимых должностными лицами Администрации Президента Российской Федерации, полномочным представителем Президента Российской Федерации в Южном федеральном округе, главным федеральным инспектором по Волгоградской области, Губернатором Волгоградской области, руководителями территориальных органов федеральных органов исполнительной власти региона; подготовка ответов гражданам по результатам проведенных личных приемов; направление поручений в адрес участников приема о принятии мер по решению вопросов, рассмотренных в рамках личного приема по поручению Главы государства и предоставление докладов об исполнении; осуществление контроля исполнения поручений по результатам личных приемов, внесение данных в учетные таблицы; организация работы передвижных комплексов мобильной приемной Президента Российской Федерации в федеральных округах для проведения приема граждан в режиме видео-конференц-связи на территории Волгоградской области; подготовка материалов представителю Президента в Волгоградской области для участия в заседании квалификационной коллегии судей Волгоградской области; по результатам квалификационной коллегии судей подготовкаи направление в аппарат полномочного представителя Президента Российской Федерации в Южном федеральном округе листов рассмотрения и согласования кандидатов на судейские должности; подготовка ежеквартальных, годовых отчетов о результатах работы представителя Президента Российской Федерации в квалификационной коллегии судей Волгоградской области; осуществление контроля за органами исполнительной власти Волгоградской области в части исполнения Поручений, Указов Президента Российской Федерации; осуществление тщательного анализа информации, поступающей от органов исполнительной власти Волгоградской области, с целью оценки исполнения ими Поручений и Указов Главы государства, подготовка информации о результатах контроля, с последующим направлением в аппарат полномочного представителя Президента Российской Федерации в Южном федеральном округе; написание приветственной речи главному федеральному инспектору по Волгоградской области для выступлений на коллегиях ведомств и других силовых структур, организаций с целью подведения итогов работы за истекший год; подготовка официальных поздравлений в адрес руководителей высшего звена разных уровней и сфер деятельности. Требования: высшее образование - специалитет, магистратура, дополнительное профессиональное образование - программы профессиональной переподготовки по профилю деятельности, не менее трех лет опыта работы в области документационного обеспечения управления. Заведующий сектором должен знать законодательные и нормативные правовые акты Российской Федерации в области работы с документацией и информацией, архивного дела; методические документы и национальные стандарты в области работы с документацией и информацией, архивного дела; правила составления и оформления локальных нормативных актов; функциональное наполнение деятельности различных работников организации и подразделения документационного обеспечения; формы делопроизводства, определяющие организацию работы подразделения документационного обеспечения управления организации; основы организации труда и управления; основы законодательства о персональных данных; нормы этики и делового общения; порядок составления планово-отчетной документации; основы трудового законодательства; правила внутреннего трудового распорядка; правила охраны труда и пожарной безопасности; должен уметь обеспечивать взаимодействие подразделения организационного обеспечения со структурными подразделениями и должностными лицами; принимать меры по устранению недостатков в работе подчиненного структурного подразделения; разрабатывать меры по повышению эффективности деятельности работников подчиненного подразделения; внедрять новые технологии и методы работы в деятельность подчиненного подразделения; разрабатывать локальные нормативные акты по вопросам организационного обеспечения управления организации; формировать и сохранять документальный фонд; консультировать работников по современным методам работы с документами в сфере учета и использования дел (документов) документированных сфер деятельности организации; работать со служебными документами, с базами данных, с компьютерной и иной офисной оргтехникой.