Секретарь руководителя

Обязанности: 3.1.1. внесение информации в планировщик (органайзер) о планировании рабочего времени руководителя; информирование руководителя о регламенте намеченных мероприятий, формирование резерва времени для непредвиденных ситуаций; получение необходимых руководителю сведений от подразделений или исполнителей, вызов по поручению руководителя работников; организация телефонных переговоров, встреч и мероприятий руководителя, ведение базы телефонных контактов руководителя; установление контакта с собеседником, поддержание и развитие деловой беседы в процессе телефонных переговоров; прием и передача информации по приемно-переговорным устройствам, прием и передача телефонограмм, запись принятых сообщений и передача их содержания руководителю; обеспечение персональных встреч руководителя с должностными лицами различных уровней власти, органов местного самоуправления, представителями организаций и общественных объединений, гражданами; организация работы с посетителями в приемной руководителя; принятие мер по сохранению конфиденциальной информации в ходе приема посетителей и их нахождения в приемной и кабинете руководителя; осуществление работы по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте и повестке дня заседания или совещания); организация обмена информацией по поручению руководителя (получение необходимой информации и передача санкционированной информации). 3.1.2. Организация командировок руководителя: подготовка проектов распоряжений аппарата Губернатора о направлении в командировку в соответствии с установленным порядком направления в служебные командировки лиц, замещающих государственные должности Волгоградской области; заказ проездных билетов, гостиниц, транспортного обеспечения руководителя; подготовка документов, необходимых руководителю в командировке; обработка результатов командировки, оформление отчета о командировке. 3.1.3. Организация работы с документами в приемной руководителя: ведение делопроизводства, прием поступающей на имя руководителя корреспонденции, ее систематизация в соответствии с принятым порядком и передача после ее рассмотрения конкретным исполнителям в соответствии с резолюцией руководителя; прием документов на подпись руководителя; составление проектов служебных писем, докладных и служебных записок; размножение служебных документов; контроль прохождения документов в приемной руководителя (согласование; подписание и утверждение документа); ведение журнала учета выдачи на исполнение документов с ограничительной пометкой "Для служебного пользования"; обеспечение хранения документов, дел и изданий с ограничительной пометкой "Для служебного пользования"; обеспечение соблюдения правил ознакомления исполнителей с документами, имеющими ограничительную пометку "Для служебного пользования"; ведение табеля учета использования рабочего времени в отношении работников секретариата руководителя. 3.1.4. Организация хранения документов в приемной руководителя: разработка номенклатуры дел секретариата руководителя; формирование и оформление дел постоянного и временного сроков хранения в соответствии с утвержденной номенклатурой дел секретариата руководителя; обеспечение сохранности дел и служебных документов; подготовка и передача дел в установленные сроки в архив. 3.1.5. Организация и поддержание функционального рабочего пространства приемной и кабинета руководителя: обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями; обеспечение хранения и замены расходных материалов, повседневный уход за оргтехникой; заказ канцелярских товаров, гигиенических товаров, продуктов питания; сервировка чайного (кофейного) стола. 3.1.6. выполнение точно и в срок указаний и поручений непосредственного и вышестоящего руководства; неукоснительно соблюдать принципы и правила служебного поведения работников, установленных локальным актом Учреждения; соблюдать правила внутреннего трудового распорядка Учреждения, пропускного режима, правила содержания служебных помещений и пожарной безопасности; бережное и рациональное использование имущества и расходных материалов, предоставленных для исполнения должностных обязанностей; соблюдение правил делопроизводства, в том числе надлежащим образом учитывать и хранить полученные на исполнение документыи материалы, своевременно сдавать их ответственному лицу,в том числе при убытии в отпуск, в случае болезни или освобождения от должности; выполнение иных обязанностей в пределах своей компетенции. Требования: общее среднее образование и индивидуальное обучение не менее 3 месяцев или среднее профессиональное/высшее образование без предъявления требований к стажу работы. 2.3. Секретарь руководителя должен знать: основные положения Единой государственной системы делопроизводства; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; руководящий состав аппарата Губернатора, Управления делами, Учреждения и их структурных подразделений; порядок прохождения служебных документов; стенографию в объеме, достаточном для записи под диктовку, машинопись, правила орфографии и пунктуации; порядок расположения материала при печатании различных документов, правила печатания деловых писем с использованием типовых форм; нормы этики и делового общения; основы организации труда; основы трудового законодательства Российской Федерации; Правила внутреннего трудового распорядка Учреждения; правила и нормы охраны труда, производственной санитарии, техники безопасности и противопожарной защиты. 2.4. Секретарь руководителя должен уметь: оформлять документы в соответствии с требованиями делопроизводства и иных правовых актов; пользоваться диктофоном, приемно-переговорными устройствами; работать на персональном компьютере, пользоваться офисной оргтехникой и средствами связи, установленными на рабочем месте. Условия: испытательный срок 3 месяца