Промышленно-торговый холдинг "Грин Агро" приглашает на работу в штат управляющей компании Помощника руководителя. Обязанности: Приём документов на подпись руководителю (всех видов документов передаваемых на подпись ГД); Работы с входящей документацией, присланной на бумажном носителе, по эл. почте и факту: регистрация, передача на рассмотрение, контроль за исполнением; Организация работы с исходящей документацией (подготовка писем (по распоряжению руководителя) регистрация, подготовка к отправке); Работа со служебными записками (проверка целесообразности, регистрация, передача на рассмотрение руководителю, отправка на исполнение); Осуществление нормоконтроля / согласования организационных документов Общества, согласно Типологии документов; Организация работы с приказами и распоряжениями по основной деятельности; Работа с доверенностями (контроль за верными сведениями, актуализацией); Ежедневное планирование рабочего дня руководителя; Осуществление технического обеспечения деятельности руководителя заказ транспорта, авиа- и железнодорожных билетов, бронирование гостиниц, организация встреч, переговоров и т.д.); Участие в переговорах, деловых встречах, специальных приемах; Подготовка совещаний и заседаний, проводимых руководителем (оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня); Ведение и оформление протокола совещаний и заседаний и прочих документов, оформляющих ход и результат встреч, переговоров; Организация регистрации протоколов совещаний в Журнале регистрации протоколов совещаний и (или) в СЭД; Сбор материалов и информации, необходимых руководителю; подготовка аналитических, информационных, справочных и иных материалов; предоставление их руководителю; Получение необходимых по поручению руководителя сведений от структурных подразделений или исполнителей, вызов работников по поручению руководителя; Выполнение распоряжений руководителя, начальника общего отдела УО как устных, так и письменных; По поручению руководителя поддерживать контакты с партнерами: вести переговоры по телефону и электронной почте; отправка/получение необходимых документов; назначение места и времени встречи; своевременная передача необходимую информацию руководству и партнерам; Организации совещаний руководителя: подготовка совещаний и заседаний, проводимых руководителем (оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня); ведение и оформление протокола совещаний и заседаний (по необходимости и распоряжению руководителя); регистрация протоколов совещаний в Журнале регистрации протоколов совещаний и (или) в СЭД; размещение протоколов совещаний в Дело на хранение; Замещение офис-менеджера (при необходимости); Ведение документооборота Общества. Требования: Высшее образование, специальная подготовка по направлению «документоведение, делопроизводство» будет вашим преимуществом; Опыт административной работы (секретарем, офис-менеджером, помощником руководителя) не менее 1 года; Грамотная устная и письменная речь, «живой» ум, оперативность принятия решений, внимательность, сообразительность, навыки систематизации большого объема информации, умение выставлять приоритеты; Знание компьютера и офисных программ на уровне продвинутого пользователя; Опыт обеспечения документооборота Общества. Опыт обеспечение обмена документами между Обществами ГК. Опыт наполнение единой базы документам. Условия: Официальное трудоустройство с первого рабочего дня; Социальные гарантии; Полностью "белая" заработная плата; График работы 5/2 с 09.00 до 18.00 (сб, вс выходные); Место работы Нижнепортовая 3, район Морского/ЖД вокзала.
Похожие вакансии