Обязанности: Прием и обработка (регистрация) поступающих, регистрация исходящих и внутренних документов (на бумажном и электронном носителе, в программе 1С-Документооборот); Почтовая отправка исходящей корреспонденции, в том числе, договоров и документов по коммерческим сделкам; Контроль за надлежащим оформлением исходящих и внутренних документов сотрудниками подразделений Группы компаний в соответствии с Инструкцией по оформлению служебных документов; Прием телефонных звонков, сообщений, поступающих по каналу факсимильной связи, электронной почте и распределение их по офису адресатам; Организация встречи посетителей Группы компаний; Нотариальное заверение копий документов по запросу подразделений Группы компаний; Регулярный контроль наличия, а также осуществление заказа канцелярских принадлежностей, печатей, штампов; Заказ визитных карточек для сотрудников Группы компаний; Регулярное взаимодействие с поставщиками услуг по различным вопросам; Обеспечение жизнедеятельности офиса, в том числе закупка хозяйственно-бытовых принадлежностей, заказ питьевой воды, организация офисного буфета; Координация командировок сотрудников Группы компаний; Сопровождение коммерческих сделок; Исполнение следующих регламентирующих документов: - Инструкция по ведению документооборота; - Инструкция по оформлению служебных документов; - Инструкция приема посетителей офис-менеджером; - Процедура согласования значимых документов; - Процедура организации офисного буфета; - Процедура организации передачи документов между удаленными подразделениями Компании; - Процедура использования автотранспорта центрального офиса; - Технологические инструкции, разработанные непосредственным руководителем. Выполнение функций администратора электронного документооборота (ЭДО) (Контур.Диадок). Требования: Образование: высшее, неполное высшее или среднее специальное. Специальность: менеджмент, дополнительное образование в области управления документами. Основы делопроизводства и работы со служебной информацией, программа Microsoft Office, нормы деловой этики, порядок составления и оформления документов. Навыки работы с оргтехникой, средствами коммуникации. Условия: официальное трудоустройство; график работы 5/2 (с 08:30 до 17:00); корпоративное питание (обеды по типу шведского стола); корпоративный абонемент в бассейн.
Похожие вакансии