Офис-менеджер (с функциями специалиста ОТ и ПБ)

Требования к соискателю: - уверенное пользование Microsoft Word, Excel, Abode Acrobat; - коммуникабельность; - умение работать в режиме многозадачности; - знание 1С и CRM (приветствуется); - грамотная устная и письменная речь; - знание документооборота и делопроизводства; - ответственность; - внимательность; - пунктуальность. - умение организовывать и планировать работу. Обязанности: Подготовка результата выполненных работ к сдаче заказчику: - контроль и проверка оформленных документов (нормоконтроль); - контроль и проверка наличия подписей всех специалистов и руководителя, а также печати организации; - подготовка описи документов; - передача/сдача результата работ заказчику. 2. Аттестация/обучение специалистов: - подготовка графика аттестации сотрудников на год; - подбор учебных центров; - подготовка документов; - контроль и сопровождение процесса обучения/аттестации; - контроль результата. 3. Обеспечение жизнедеятельности офиса: - заказ воды; - канцтовары (сбор информации о потребностях специалистов офиса, подборка на сайте поставщика, согласование с руководителем предварительного заказа, оформление заказа, прием заказа, распределение); - оргтехника (контроль и своевременная заправка картриджей, чернил и прочих расходников; своевременное обеспечение диагностики оргтехники, организация ремонта оргтехники). 4. Ведение документооборота организации: - входящая/исходящая корреспонденция, регистрация, учет, хранение, архивирование, распределение в подразделения документов; - прием и отправка почтовых отправлений (посещение почтового отделения 1 раз в неделю, прием и отправка корреспонденции (простая, заказная, с описью, EMS, приобретение почтовых конвертов и марок); - прием и отправка курьерской корреспонденции; - телефонные звонки/факс (прием, обработка, распределение); - электронная почта (прием, распределение); - распечатка документации на цветном принтере (по необходимости). 5. Travel-поддержка (заказ билетов, бронирование гостиницы, аренда машин); организация корпоративных мероприятий; контроль и организация внутренних передвижений сотрудников на такси. 6. Контроль и сопровождение взаимоотношений с поставщиками (мобильная связь (мегафон, билайн), телефония, интернет, электроэнергия, аренда офиса, уборка помещений, курьерские службы и т.д.). 7. Сканирование и обработка документации (по необходимости). 8. Подготовка отчетов и информации по запросу руководителя. 9. Подбор и анализ информации в интернете. 10. ОТ и ПБ: - разработка проектов локальных нормативных актов и документов, обеспечивающих создание и функционирование системы управления ОТ и ПБ; - подготовка и сдача годовых, квартальных, статистических отчетов в контролирующие надзорные органы; - контроль соблюдения лицензионных требований в области промышленной безопасности; - проведение идентификации и регистрация ОПО, внесение изменений в реестр ОПО; - осуществление комплексных (плановых) и целевых проверок состояния ОТ и ПБ, выявление опасных факторов на рабочих местах; - контроль проведения обучения работников безопасным методам и приемам труда, инструктажей по ОТ, ПБ и стажировок в соответствии с нормативными требованиями.