Специалист

Обязанности:

1.     Получение внутренней корреспонденции на имя руководства, передача на рассмотрение руководству.

2.    Получение корреспонденции по каналам электронной связи на официальный адрес электронной почты. 

3.    Получение исходящей корреспонденции по каналам системы электронного документооборота для проведения первичной экспертизы.

4.    Сканирование входящих документов, заполнение карточки документа в СЭД, отправка на рассмотрение руководителю.

5.    Осуществление поиска входящих или исходящих документов.

6.    Проведение консультационной и разъяснительной работы по вопросам организации делопроизводства и документационного обеспечения в Обществе.

7.    Анализ предложений (замечаний) по развитию функционала электронного документооборота, обеспечивающего деятельность подразделения, анализ управленческой деятельности Общества и процессов ее организации.

8.        Обобщение предложений на развитие и доработку функционала электронного документооборота. Рассмотрение технических заданий.

9         Обеспечение процесса внедрения и функционирования информационных систем для автоматизации управленческого документооборота. Обследование системы внедрения. Тестирование и документирование информационной системы.

10.         Анализ действующих бизнес-процессов документооборота и формирование предложений по оптимизации процесса прохождения документов.

11.         Подготовка данных по затратам, сбор и обработка информации в части почтовых услуг.

12.         Оформление заявки на оплату счетов по деятельности отдела.

13.         Взаимодействие с контрагентами в части исполнения договоров. Оформление необходимых платежных документов.

14.         Контроль затрат на представительские расходы и бронирование билетов.

15.         Формирование статей бюджета движения денежных средств отдела и утверждение плана затрат отдела.

16.         Заключение договоров и организация платежей по прочим затратам в зоне ответственности.

17.         Создание справочного материала по документам.

18.                  Регистрация распорядительных документов в системе электронного документооборота после подписи руководителя, нанесение на бумажном носителе регистрационных реквизитов.   Отправка с официального адреса электронной почты по списку рассылки после предоставления исполнителем документа в электронном варианте.

19.                  Организация хранения распорядительных документов: контроль за подшивкой полного комплекта документа, контроль за фактическим наличием документов в соответствии с порядковой нумерацией. Подготовка к переплету и передаче на хранение в архив по истечению отчетного периода.

20.        Перевод текстов (английский-русский, русский-английский).

Требования:

Навыки работы в программах:

·      1С Документооборот;

·      1С Управление производственным предприятием.

·      Microsoft Outlook, Word, Excel, PowerPoint.

Знание порядка составления номенклатурных дел, описей для постоянного и временного хранения документов.

Знание правил эксплуатации коммуникационной и вычислительной техники.

Знание английского языка (уровень CPE).

Навыки делового общения.

Опыт заключения договоров на оказание услуг и поставку ТМЦ по направлению деятельности.

Опыт финансового планирования по направлению деятельности.