Ведущий специалист отдел делопроизводства и архивного дела

Обязанности: прием и распределение телефонных звонков (факсов), организация телефонных переговоров руководителя; организация работ с посетителями: прием, учет и встреча посетителей, содействие оперативному рассмотрению просьб и предложений посетителей; подготовка, проведение и обслуживание конферентных, протокольных мероприятий и деловых контактов. Организация и бронирование переговорных комнат; помощь руководителю в планировании рабочего времени: ведение графика мероприятий руководителя, согласование телефонных переговоров, встреч и мероприятий с партнерами, клиентами, руководителями подразделений и сотрудниками; информирование руководителя о регламенте намеченных мероприятий; организация командировок руководителя и подготовка соответствующих документов; обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами организационной техники, создание условий, способствующих эффективной работе руководителя; участие по поручению руководителя на заседаниях, переговорах, совещаниях, деловых встречах и поездках (сбор необходимой информации и материалов, регистрация участников, ведение протокола), а также в работе комиссий и рабочих групп при рассмотрении вопросов по всем направлениям деятельности руководителя; выполнять иные разовые поручения и задания руководителя, относящихся к компетенции «секретарское дело»; регистрация поручений руководства Общества (в т.ч. по протоколам, распорядительным документам и т.д.) и доведение их до исполнителей; работа в программе Контур.Диадок (создание маршрутов движения документов, добавление сотрудников и контрагентов, формирование актуальной структуры подразделений, распределение входящей документации, подписание договоров, первичных документов и пр.; работа в Госуслугах (распределение уведомлений, подача заявлений); работа с программным обеспечением в рамках должностных полномочий (SAP, Тэк-Торг, СЭД, КСЭД, КриптоПРО); организация работы с документами в приемной руководителя: обеспечение внутреннего делопроизводства, в т.ч. официального почтового ящика, прием, регистрация и учет входящих и исходящих документов, предоставление поступающих документов на рассмотрение руководителю, проверка правильности оформления и комплектности документов, поступающих на подпись руководителя, подготовка сводки для руководителя об исполненных и находящихся на исполнении поручений / документов,справочно-информационная работа по вопросам исполнения и прохождения документов, выполнение печатных, машинописных и копировальных работ. Требования: высшее профессиональное образование (специалист, магистр, бакалавр) по направлению «Менеджмент», или «Экономика», или «Филология» ; стаж по направлению деятельности при высшем профессиональном образовании (специалист, магистр) не менее 3 лет; уверенный пользователь ПК (MS Excel, Word, PowerPoint, Outlook), МФУ (принтер, сканер); умение работать с большим объемом информации; знание делового этикета; грамотная устная и письменная речь. Условия: временная вакансия (на период отсутствия основного работника); полный рабочий день, 5 дневная рабочая неделя; офис в центре города; социальный пакет (ДМС, санаторно-курортное лечение, путевки в ДОЛ, абонемент в фитнес-зал и пр.).