Обязанности:
НВП «БашИнком» – одно из крупнейших биотехнологических предприятий России, СНГ и Европы ищет в свою команду бизнес-ассистента или, как говорят, «правую руку» заместителя директора предприятия. Который выполняет поручения своего руководителя, подчас играет роль заместителя директора, многие вопросы решает самостоятельно. Функциональные обязанности: Работа организационная (бездокументное обслуживание): - планирование и организация рабочего графика руководителя, напоминание о встречах и задачах;- прием и передача сообщений по каналам связи (whatsapp, e-mail и тому подобное);- обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создание условий, способствующих его эффективной работе;- организация и координация встреч руководителя, разработка наиболее рационального порядка и процедуры работы начальника;- подготовка заседаний, советов и других совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня), ведение и оформление протоколов совещаний;- знание и уверенное пользование офисными программами MS Office и ПК; - организация приема посетителей, содействие оперативности рассмотрения просьб и предложений работников;- исполнение личных поручений. Работа с документами (информационно-документационное обслуживание): - прием и проверка правильности оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, качественное их редактирование;- прием поступающей на рассмотрение руководителя корреспонденции и последующая передача ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов;- ведение делопроизводства: составление писем, запросов и прочих документов, подготовка проектов докладов, отчетов и других материалов, необходимых для работы руководителя;- оперативное хранение документов в ходе исполнения и до передачи в архив;- контроль исполнения работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также соблюдение сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль; - докладывание об исполнении распоряжений руководства; - копирование, сканирование, печать необходимых документов;- ведение контрольно-регистрационной картотеки; - ответственность за соблюдением конфиденциальности этой информации. Ведение проектов руководителя; Работа в CRM системе (ведение проектов, загрузка документации, постановка задач, контроль за сроками исполнения задач); Умение максимально оперативно решать большинство вопросов. Требования к личным качествам помощника руководителя: Универсальность – способность качественно выполнять широкий круг обязанностей, умение адаптироваться к быстро меняющимся условиям деловой среды; Грамотная речь – владение русским и иностранными языками (приветствуется), развитая речь и богатый словарный запас; Коммуникабельность – нужно не просто любить общаться, а уметь выстраивать правильную коммуникацию с разными людьми, завоевывать доверие, тушить начинающуюся ссору, оставаться доброжелательным и внимательным в каждый момент времени; Стрессоустойчивость – сохранять спокойствие и хладнокровие в непростых ситуациях, не поддаваться на эмоциональные вызовы; Внимательность – у личного помощника должен быть «наметан глаз» на ошибки при оформлении и составлении документов; Память – секретарские обязанности предполагают обработку больших объемов информации: это нормативные акты и законы, постоянно поступающие звонки, почта и сообщения. Нужно многое держать в голове: от ФИО клиентов и сотрудников, до состояния актуальных проектов; Интеллект – хороший секретарь способен не ударить в грязь лицом в интеллектуальной беседе, продемонстрировать компетентность в технических, политических и социальных вопросах, проявить практическую сметку и быструю реакцию в нестандартных обстоятельствах, решать одновременно несколько задач; Развитым эмоциональным интеллектом – личному помощнику приходится много общаться, поэтому крайне важно различать и контролировать свои чувственные реакции и также быть внимательным к чужим эмоциям; Исполнительностью – в большинстве случаев от помощника требуется ответственное, добросовестное и четкое выполнение поручений, без попыток проявлять личную инициативу и самодеятельность; Умение корректно обращаться с любой конфиденциальной информацией – помощник имеет доступ к конфиденциальной информации, является доверенным лицом руководителя, подчас выполняющим личные поручения; Эффективные коммуникации и информационная логистика – умение управлять информационными потоками, сортировать и ставить приоритеты; Навыки системного анализа проблем, умение предложить несколько возможных решений – оптимальное, резервное и «кризисное» – на случай развития событий по нежелательному сценарию; Свободное владение компьютерной техникой (управляющий администратор должен уметь создавать базы данных, работать с редакторскими программами, организовывать виртуальные презентации, конференции и тому подобное) Права и ответственность личного помощника руководителя: получать информацию об изменениях и решениях начальства, касающихся его обязанностей; обращаться к руководителю с предложениями по усовершенствованию своей деятельности, закрепленной в инструкции; запрашивать в отделах и филиалах компании документацию и сведения, которые необходимы для решения оперативных задач в соответствии с функционалом; при возникновении трудностей с исполнением обязанностей и прав просить руководство о содействии. Что мы предлагаем: График работы: 5/2, 9:00-18:00, сб/вск выходные дни; Официальное трудоустройство; Работа в новом уютном офисе БЦ «Капитал»; Полное обеспечение рабочим местом; Среднемесячный доход от 70 000 руб (оклад + премии); Стабильная система выплат 2 раза в месяц: аванс и расчет; Лояльная и открытая коммуникация, гибкость в решении вопросов; Возможность карьерного и финансового роста; Развитие в различных сферах.Похожие вакансии