Ведущий специалист отдела документационного обеспечения управления (заведующий архивом)

Обязанности:

Зоны ответственности и задачи:

1. Обеспечивать в соответствии с установленным порядком прием, регистрацию, систематизацию, хранение и использование документов архива.

2. Разрабатывать организационно-распорядительные и нормативно-методические документы по вопросам архивного дела в Обществе.

3. Инструктировать работников структурных подразделений Общества о порядке формирования, подготовки и сдачи документов в архив.

4. Создавать и поддерживать в актуальном состоянии справочный аппарат к документам архива, облегчающего учет и использование архивных документов.

5. Контролировать своевременность поступления в архив документов, законченных делопроизводством.

6. Обеспечивать проведение работ по экспертизе ценности документов, формированию документов в дела постоянного и временного хранения, а также составлению актов об уничтожении документов, сроки хранения которых истекли.

7. Осуществлять контроль за состоянием архивных документов, соблюдением в помещении архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов.

8. Осуществлять работу по ведению учета документооборота и количества дел, выдаче архивных справок на основе данных, имеющихся в документах архива.

9. Формировать и представлять отчетность по работе архива.

10. Осуществлять проверку правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях Общества.

11. Формировать сводную номенклатуру дел Общества.

12. Составлять сводные описи дел на документальные материалы, поступившие на хранение в архив.

13. Участвовать в работе экспертной комиссии по экспертизе научной и практической ценности документальных материалов, образующихся в деятельности Общества.

14. Составлять и выносить на рассмотрение экспертной комиссии и утверждение генерального директора Общества акты на уничтожение документальных материалов с истекшими сроками хранения.

15. Проверять сроки хранения документов, составлять протокол работы экспертной комиссии, акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

16. Оформлять обложки дел постоянного, долговременного сроков хранения в соответствии с требованиями государственных стандартов.

17. Составлять опись дел постоянного и временного сроков хранения в соответствии с действующими нормативно-методическими документами.

Требования:

Квалификация и экспертиза успешного кандидата:

Образование

Образование по профилю должности, Высшее либо средне-специальное.

Опыт

Опыт работы по профилю должности от 3-х лет.

Знания

Знание законодательства РФ в сфере архивного дела, иные нормативно-правовые акты, регулирующие сферу документационного обеспечения управления. Уверенный пользователь ПК (справочно-правовые системы, 1С, бухгалтерские программы, пакет офисных программ).

Навыки

Личные качества: ответственность, исполнительность, внимательность, грамотная речь, стрессоустойчивость, коммуникабельность, умение работать в команде.