Специалист по архиву (ВТ ИТПР Фрунзенского района ФС)

Обязанности:

• Обеспечение сохранности архивированной документации.
• Нахождение документации, складированной в архиве, по правомочным просьбам сотрудников.
• Перевод документов в электронную форму, с помощью соответствующей программы организации.
• Изготовление требуемых отчетов по архивным документам.
• Участие в составлении описи имеющихся документов.
• Контроль за списанием и уничтожением требуемых документов.
• Структурирование хранимой документации по заданным параметрам.
• Взаимодействие с другими сотрудниками по вопросам, относящимся к работе с документами.
• Контроль за соблюдением конфиденциальности в области хранимой документации.
• Выкладывание копий документов в локальную сеть организации.
• Участие в создании общедоступного справочника по архивированной документации.
• Отслеживание состояния имеющихся в архиве документов.
• Выдача по требованиям сотрудников копий хранимой документации.
• Участие в составлении экспертных заключений по ценности соответствующих документов.
• Отслеживание соблюдения правил пожарной безопасности в архиве.
• Обеспечение порядка и чистоты на своем рабочем месте

Требования:

• законодательство и отраслевые нормативы, регулирующие процесс ведения архивов;
• правила эксплуатации автоматизированной системы документооборота;
• система сортировки документов по различным параметрам;
• нормы приема документов в архив;
• стандарты хранения документации в архиве;
• правила обращения с необходимым в архивном деле офисным и компьютерным оборудованием, а также соответствующими программами;
• правила ведения учета хранящихся документов и составления справок по ним;
• правила перевода бумажных дел в форму электронных баз данных;
• правила проверки корректности документации;
• сроки проведения основных работ с документами;
• порядок доступа персонала к категориям архивных дел;
• порядок списания и ликвидации документов;
• нормы трудового распорядка и дисциплины.