Специалист отдела документационного обеспечения

Обязанности:

Что будет входить в Ваши обязанности:

• Прием и регистрация входящей, исходящей документации Общества в т.ч. в 1C: Документооборот с последующим распределением ответственным лицам Общества;

• Контроль за соблюдением установленных требований и стандартов оформления писем, реестров, иных документов, составляемых работниками Общества;

• Организация своевременной отправки/получения корреспонденции через почтовые отделения, в т.ч. с использованием сервисов отправки личного кабинета Почты России, взаимодействие с внешними курьерскими службами;

• Взаимодействие с контрагентами Общества в части направления отчетов, получения информации по получаемой и отправляемой корреспонденции;

• Контроль работы специалистов отдела (корректность ведения базы, своевременное выявление ошибок и их исправление);

• Взаимодействие со структурными подразделениями в части осуществления методической поддержки пользователей при работе с документами, электронной базой, разъяснения правил и норм, установленных локальными и нормативными документами компании;

• Организация работы по хранению, уничтожению документов, работа с архивом компании, в том числе – работа с документами содержащими персональные данные;
• Выполнение поручений руководителя отдела по подготовке отчетов о выполняемой работы;
• Прием/распределение внешних телефонных звонков.

Требования:

Что требуется от Вас:

• Образование не ниже среднего профессионального;
• Опыт работы в аналогичной должности от 3-х лет;

• Умение вести делопроизводство в полном объеме (опыт работы в крупной компании);

• Умение работать с офисной техникой, уверенный пользователь ПК и отличное знание офисных программ, Outlook, Excel;

• Грамотная письменная и устная речь;

• Способность работать в режиме многозадачности;

• Умение вести телефонные переговоры;

• Умение систематизировать, анализировать и распределять информацию по направлению деятельности;

• Обязательные личные качества: способность быстро переключаться без ущерба для каждой из задач; коммуникативные навыки (знание бизнес этикета, приветливость, коммуникабельность, доброжелательность);

• Нацеленность на своевременное выполнение поставленных задач, ответственность за результат; внимательность, быстрая обучаемость, самоконтроль;

• Знание 1С: Документооборот либо работа с аналогичными электронными программами.

• Знание Личного кабинета Почты России, знание процессов организации делопроизводства, отличная самоорганизованность, быстрая обучаемость.